Q: 無人受付レンタルオフィスの開業～受付システムと電子錠の活用～
フリーランスや個人事業主と言った企業に属さない働き方が浸透し、賃貸オフィスより格安でビジネスが始められるレンタルオフィスやコワーキングスペースなどの需要も増加していきました。その為、レンタルオフィスやコワーキングスペースなどに取り組み始める企業も増えていきました。そこで今回はレンタルオフィスの運営を始めたい方向けに無人受付で運営を行う方法をご紹介致します。
1.レンタルオフィスにコンシェルジュ（受付）が必要か？
1.レンタルオフィスにコンシェルジュ（受付）が必要か？
レンタルオフィスには2つのパターンがあり、1つはコンシェルジュ（受付）のいるレンタルオフィス、もう1つは無人受付のレンタルオフィスです。
コンシェルジュが必要なのかどうかはレンタルオフィスのコンセプト次第です。弊社でもレンタルオフィスを複数運営しておりますが、高級レンタルオフィスというコンセプトで運営しているレンタルオフィスではコンシェルジュが常駐しています。高級レンタルオフィスを運営されたい方は無人受付よりもコンシェルジュ常駐型をおススメします。
一方、世間では無人受付のレンタルオフィスも存在しますが、コンシェルジュの仕事はどの様な内容なのでしょうか？
2.コンシェルジュ（受付）の仕事内容
2.コンシェルジュ（受付）の仕事内容
レンタルオフィスのコンシェルジュ（受付）の仕事内容は運営会社によって若干の差がありますが下記が主な業務です。
・受付業務
・バックオフィス業務
・清掃業務
受付業務では
・来客対応
・会議室などの予約
・レンタルオフィス契約者対応
・郵便物の対応
・レンタルオフィスへ問い合わせ頂いたお客様の対応
バックオフィス業務では
・内覧のご案内
・消耗品の補充
清掃業務では
・床掃除
・机などの拭き掃除
等を受付の方が行います。
運営会社によって清掃は清掃会社、来客対応をする方、バックオフィス業務をする方と分けるなどの仕組みを作っているところもあります。
3.業務内容以外の効果
3.業務内容以外の効果
受付がレンタルオフィス内に常駐していることで様々な効果もあります。
1つ目が不正利用を防ぐ。自由に出入り出来る部屋をレンタルオフィスとして利用している場合契約者以外も自由に出入りできてしまう為、不正利用が出来てしまいます。しかし、受付が要れば門番的な役割も果たせるため不正利用は防げるでしょう。
2つ目は問い合わせ窓口の役割です。レンタルオフィスをご契約頂いた方がレンタルオフィスに関しての疑問点や電球が消えているや壊れて使えないなどの問合せ窓口として機能します。
3つ目はアポなしのお客様対応です。HPや名刺へレンタルオフィスの住所を記載しておくとアポなしで訪問されるお客様もいらっしゃいます。受付がいないレンタルオフィスだとご案内が出来ないのでご契約者様の企業への印象は下がってしまうかもしれません。しかし、受付が要れば「只今◯◯は外出中です。ご用件ございましたらこちらでお伺いいたします。」のように一時対応が可能です。
この様に受付が常駐しているのはメリットが豊富ですが、人件費や採用費・教育費などの費用が発生するためどうしてもサービス利用料金も比例して高騰してしまいます。
4.無人受付のメリット
4.無人受付のメリット
では無人受付のメリットは何があるのでしょうか？
運営側のメリットは主に経費のカットです。上記でご説明した通り人件費や採用費・教育費などが不要になる為、サービス料金も比較的安価に抑えることが出来ます。同地区のレンタルオフィスと比較してコストメリットを出すことが可能です。
契約者側からみても安価にビジネスを始められるという価格メリットがあります。
5.無人受付のデメリット
5.無人受付のデメリット
価格的な面が運営側から見ても契約者側から見てもメリットとなりましたが、逆にデメリットも存在します。
主に
・防犯面
・来客対応
・問い合わせ先
が挙げられます。
しかし、上記のデメリットはシステム導入で改善することが出来ます。
6.受付システムと電子錠の活用
6.受付システムと電子錠の活用
上記で挙げたデメリットは受付システムと電子錠をアプリから解錠することで改善することが出来ます。ドアへ指定の電子錠を付けることで電話機からのダイヤルによって入退室を行います。専用アプリからの発信でも解錠が可能です。会員・非会員により解錠権限が変えられます。
その為、契約者ではない方は入室が出来ないので防犯として活用出来ます。さらなる防犯を目指すのであれば防犯カメラの設置も行うのが良いでしょう。
来客対応ではご契約者と直接つながる受付システムを活用します。
iPadを使った受付システムから、スマートフォンにインストールして頂いた電話アプリを直接呼ぶことが可能です。その為、自分の企業の来客は自分でしっかり対応することが出来ます。お客様が来訪し企業名をタッチするとご契約者様のスマホが呼び出されますが、もしレンタルオフィス内にご契約者様がいない場合でも受付システムからスマホの電話アプリを呼び出すことが出来るので、対応をすることが可能です。
具体的な使用例としては弊社のレンタル会議室で壁に貼り付けて使用しています。
そしてご契約者様のスマホへインストールした電話アプリは受付システムからの着信だけでなく、レンタルオフィス内で利用している市外局番（東京なら03）の番号を使って発信することが出来ます。もちろんお客様からの着信もスマホで受けることが可能です。
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