Q: タイムカードを電子化｜顔認証システムで柔軟かつ効率的な勤怠管理
従来、タイムカードで行われていた勤怠管理は現在、電子化が進んでいます。
ICカード、スマートフォン、生体認証など多様な打刻方法を活用した勤怠管理を実現する方法です。
電子化での打刻は、従業員はモバイル端末やアプリから行い、データがシステムに反映され、自動的な集計やグラフ化が行われます。
また、遠隔勤務やフレキシブルな労働スタイルにも対応でき、柔軟性が向上します。
従来のタイムカードによる勤怠管理で課題とされていた打刻漏れやタイムカードの紛失リスク、タイムカードに代わる勤怠管理方法のうち特におすすめの顔認証システムでの勤怠管理について解説します。
- コンテンツの目次
1.タイムカードで勤怠管理をする際の課題
打刻漏れ・ヒューマンエラー
タイムカードを利用する中でよく見られるのが「打刻漏れ」の課題です。
打刻漏れが発生すると、正確な労働時間の把握が難しくなります。
特に休憩開始や休憩終了時刻の打刻時間が不正確だと、労働時間の実態を把握できません。
漏れが生じた場合は従業員が自ら管理者や担当者に報告し確認する必要があります。
しかし、これは管理者や担当者の作業量を増加させ、タイムカードの集計に負担を掛ける原因となります。
集計が負担
タイムカードには日にちや始業・終業・休憩時刻が記録されており、これらの複雑な計算には誤りが生じないよう確実に集計しなければなりません。
担当者はすべての従業員のタイムカードを、月末にまとめて回収し、打刻漏れや異常な勤務時間の発生に対処する必要があり、非常に手間がかかります。
また、一人ひとりの勤怠状況に目を配り、時間外労働や有給休暇の取得状況を細かく管理しなければなりません。
リモートワークに対応できない
タイムカードでの勤怠管理は、オフィスワークを前提とした方法であり、タイムカードは物理的な打刻が必要なため、リモートワークや在宅勤務には適していません。
また、リモートワークだけにとどまらず、直行直帰が多い営業担当者や現場作業員の勤怠データも正確に把握できません。
保管方法や保存スペースの確保の負担
労働基準法によると、出勤簿などの労働帳簿は5年以上保存しなければならないとされています。
また、タイムカードを含む労働関係の書類を紙で保存する場合、保管スペースの確保が必要になります。必要な書類をすぐに取り出せるよう、保管方法も工夫が必要です。紛失のリスクも伴います。
タイムカードを電子化すれば、省スペース化と検索効率の向上を同時に実現できます。
不正打刻が起こりやすい
不正打刻が発生しやすいのも問題です。
月末にタイムカードを集計する場合も、記載されている内容に関して一つひとつ整合性の確認を取ると教務の負担はさらに増え、証拠となるものは存在しません。
チェック体制が機能していない場合、別の従業員が簡単にタイムカード打刻できてしまいます。
不当な残業代を支払うリスクも伴います。
2.タイムカードを廃止して顔認証で打刻を行うメリット
なりすまし・代理打刻の防止
顔認証ができる勤怠管理システムのメリットは、本人以外が打刻できないため、なりすましや代理打刻を防止できる点です。
顔認証は、個人固有の生体情報である顔の特徴を解析し高い精度で本人を識別するため、他人によるなりすましや、代理打刻ができません。これにより、勤怠データの正確性とセキュリティが向上し、不正な出勤や打刻漏れを防止できます。
本人以外でも打刻することが可能なタイムカードやExcelでは不正打刻を100%防止することは困難です。
また、顔認証打刻より不正な残業代にかかる人件費の削減と同時に勤怠状況の正確な把握で過重労働も防止できます。
Web上でデータを管理でき、集計負担の大幅な軽減
従来の方法では手作業でのタイムカードの集計に多くの時間がかかり、ヒューマンエラーのリスクは完全に避ける事は難しいですが、顔認証勤怠管理システムの導入により、従業員の出退勤データをデジタルで簡単に集計できます。
勤怠情報はオンライン上で効率的に管理され、従業員や管理者は必要な時に簡単にアクセス、タイムカードよる勤怠管理では煩雑な計算が必要なフレックスタイム制や変形労働時間制といった勤務形態にも、柔軟に対応できます。
労働時間がリアルタイムで記録されるので、その情報が即座に分析や管理できます。
その結果、労働基準法に基づく残業規制に基づき、働き過ぎを未然に防ぐ事が可能です。
多様な働き方
従業員のスマートフォンなどモバイル端末からアクセスするため、リモートワークなどのオフィス外からも打刻が可能です。
これにより、直行直帰やリモートワーク中でも、問題なく勤怠管理ができるので、多様な働き方へのシフトがスムーズです。
非接触で打刻できる
非接触で勤怠管理ができる点もメリットの1つです。
従来の方法では、タッチパネルやボタンを触る必要がありましたが、顔認証システムでは、顔をカメラで読み取るだけで認証されるので、どこにも触れる事はありません。
接触を伴わずに勤怠データを取得できる事は、感染症の予防に役立ちます。特に、ウイルスの感染リスクが高まる医療現場や保育施設、介護施設などの場所での勤怠管理においては、非接触の利点が大きいです。
さらに、体温測定機能が組み込まれている顔認証システムでは従業員の体温を打刻と同時に計測できるものもあります。体温の異常を検知することで、発熱者や体調不良者を早期に特定し、感染症の拡散を防げます。
認証率の高さ
生体認証は指紋認証、静脈認証などのいくつかの方法がありますが、顔認証は他の生体認証方法と比べて、本人の認証率が高い点もメリットです。
指紋認証や静脈認証などの生体認証方法は、はいくつかの問題点を抱えています。その日の気温や個人の体調、指紋が汚れている場合や、手に傷がある場合などに認証率が低下する可能性があり、また、静脈認証は季節や体調により血管が収縮することで認証ができないなどの場合もあります。
一方、顔認証は顔の特徴を基にした認証方法なので、個人の体調や気温や環境による影響を受けにくく、本人の認証率が高く安定しています。
タイムカードを顔認証にするデメリット
認証速度や認証精度に注意
顔認証ができる勤怠管理システムの注意点として、認証速度と認証精度があります。
認証精度についてはある程度制度は上がってきていますが、登録人数が増えてくると似ている顔などの誤承認を起こす確率は増えてきます。誤認識や認証エラーが生じると正確な勤怠管理が難しくなります。
また、認証速度が遅いと従業員の待ち時間が増え、業務効率が低下します。
顔認証のスピードは、ICカードと同じくらいの1～2秒を目安に考えてください。
システム選定時には高い精度と高速な認証処理を備えたシステムを選ぶことが重要です。
「認証速度」と「認証精度」については実際にデモ機で実演して頂き、見てみるのが一番です。実際の動作や精度を確認し、信頼性の高いシステムを選択しましょう。
顔認証端末にかかる料金・必要な打刻機器の台数を確認
顔認証端末にかかる料金は、導入コストに大きく影響を及ぼします。 1台あたりの料金から、全国にあるすべての拠点・事業所に配置する場合などのトータルでの料金も確認しましょう。複数の出入り口がある場合、各所で打刻が必要になる場合もあり、数量、場所など適切に配置する必要があります。 何台の機器が必要なのか、認証端末をすべて購入した場合、初期費用はどれくらいかかり、メンテナンス費用は年間いくらくらいかかるのかなどが重要です。
4.顔認証で出退勤打刻ができる勤怠管理システム「MOT勤怠管理」
クラウド勤怠管理システム「MOT勤怠管理」は、従業員・人事・経営者の勤怠・労務に関する業務を効率化します。
顔認証などの不正を防止できる打刻ができ、また、スマホでどこでも打刻が可能です。直行直帰や出張・テレワークでもスマホで打刻できます。
打刻漏れはメッセージで通知してくれるので打刻漏れを防止、さらに有給の申請・承認をシステム内で完結する事ができます。
日々打刻した時間を自動で記録し、労働時間・残業時間は自動集計するので、人事にも嬉しい勤怠管理システムです。
バルテックの顔認証勤怠管理は・・・
✓ 独自技術による高速認証
MOT勤怠管理システムの顔認証は、クラウド+ゲートウェイのハイブリッド型による高速認証が可能です。
出勤時の入室が集中するオフィスやICカードで入退室を管理している工場、病院でも、ストレスを感じることなく、打刻・入室が可能です。
✓ AI顔認証による非接触検温
顔をカメラで読み取るだけで、認証され、どこにも触れることなく打刻・検温が可能。
医療現場や介護、保育施設などで感染症予防に役立ちます。
✓ 温度表示＋マスク検知+勤怠打刻が可能
本人確認と同時に温度を表示、マスクを着用しているかも表示できます。
マスクを付けていない場合は、警告メッセージ、音声を流し着用を促すことができます。
✓ セキュリティゲート、スマートロックとも連動できる
顔認証と入場ゲートを連動させることもでき、QRコードによる入室や退室も行うことができるようになります。
✓ 選べる設置タイプ
卓上型・壁掛け型・ゲートタイプと、設置タイプを選べます。壁掛け型は埋め込みも可能です。
選べる設置タイプ
卓上型
壁掛型
ゲート連動
5.VALTECの顔認証ならゲートやスマートロックとも連携
ゲートやスマートロックと連携することで顔認証をしないと「開かない」ようにすることで打刻漏れを防止できます。
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