Q: 介護施設のBCP策定の義務化｜災害時に通信手段を守るには？
「令和3年度介護報酬改定」において、介護業におけるBCP（事業継続計画）の策定が義務づけられました。自然災害や感染症など、緊急時に利用者と職員を守るための計画であるBCP。当記事ではBCPの対策の1つ、通信手段の確保について解説致します。
BCPとは？
BCP（事業継続計画）とは、企業が自然災害や感染症の流行、テロ、サイバー攻撃、取引先の倒産などの状況においても、被害が重要な事業に及ぶのを最小限に抑え継続させ、被害が生じた場合も事業の回復を速やかに図るための計画のことです。
事業を継続することで顧客の信用の維持、さらに早期復旧によって社会的信頼にもつながるのです。
近年、多くの企業が注目する「BCP」。
介護施設では2024年4月からBCP（業務継続計画）の策定が法的に義務化されるようになっています。
介護事業者にBCP策定が求められる理由
介護事業は「有事であっても継続が求められる事業」であるため医療などと同じくBCP策定が求められます。
介護事業所のサービス利用者は日常生活・健康管理・人によっては生命維持に値する部分まで介護事業者に依存しています。
災害等で事業が停止もしくは通常業務が困難に陥ると利用者の生活が脅かされる、場合によっては生命の維持に直結する恐れもあります。
そのため、介護施設や介護事業者はサービス提供の維持の必要性が他業種よりも求められ、BCP策定などの対応についての準備が求められるのです。
参考：厚生労働省「介護施設・事業所における自然災害発生時の業務継続ガイドライン」
BCP対策には何が必要か
高齢者施設は、高齢者の生活の場です。同じく、介護施設は日常生活に介護を必要としている方の生活の場です。
そのため、自然災害の発生や感染症のまん延があっても、業務を中断することはできません。
しかし自然災害の発生や感染症のまん延で、電気やガス、交通機関などのライフラインが停止し、勤務できる人員が減る、電話が不通になるなど通常の業務が実施できなくなる場合があります。
そのため、少ない人材や周りと通信できない状態でも優先度の高い業務から実施できるよう、あらかじめBCPの策定が必要なのです。
BCPには施設の物理的な安全対策、食料や物資の確保、避難計画、復旧計画などが挙げられますが、介護施設においてのBCPは、日常生活で支援が必要な利用者の安全とケアの継続性の確保が重要です。
一般的なBCPに加え、
・非常時の連携体制
・人員の確保、配置
などがあげられます。
必要不可欠な医薬品の確保、非常用電源の設置、感染症拡大時における隔離できるスペースの確保も必要です。
すべてのスタッフが計画内容を把握し、適切に対応できる必要があります。定期的な訓練や教育なども重要です。
重要なデータを災害時に守るには?
ケアプラン、記録写真、報告書などのデータをそれぞれのパソコン内に保存していたり、FAXを紙でファイリングしたまま管理していると災害時など、いざというときにデータにアクセスできなくなります。
介護業の事業継続計画（BCP）対策において、ファイルサーバの導入は非常に有効です。以下にその理由をいくつか挙げます。
1. データの一元管理とバックアップ
ファイルサーバを使用することで、重要なデータや文書を一元管理できます。これにより、データの散逸を防ぎ、定期的なバックアップを自動化することが可能です。万が一、システム障害や災害が発生した場合でも、バックアップデータを活用して迅速に復旧できます。
2. アクセス制御とセキュリティの強化
ファイルサーバは、ユーザーごとにアクセス権限を設定することで、データの不正アクセスや情報漏洩を防止できます。これにより、機密情報の保護が強化され、法令遵守（コンプライアンス）も促進されます。
3. リモートアクセス
ファイルサーバへを利用していれば、インターネットを介してリモートアクセスが可能になります。これにより、災害やパンデミックなどでオフィスにアクセスできない場合でも、職員が安全にリモートで作業を続けられます。
4. 業務の効率化
ファイルサーバを利用することで、複数の職員が同時に同じファイルにアクセスし、編集や共有が可能になります。これにより、業務の効率化が図られ、チーム間のコミュニケーションも円滑になります。
ファイルサーバ【コネクトガード】
コネクトガードなら、VPNなどの工事を行わなくても外出先か所内のファイルサーバーにアクセスし、編集することができます。また、フォルダごとのアクセス管理が可能なので、ケアマネジャーとのケアプラン、報告書のやり取りをメールやFAXなしで行うことができるようになります。そのため、メールの誤送信を防ぐこともできるようになります。
日常の業務効率化にも有効
普段と同じ操作で利用できる
いつもお使いのパソコンのフォルダ、ファイルを操作するのと同じ感覚で使用できます。右クリックでのファイルコピー、貼りつけ、フォルダの新規作成など、そのままの操作になります。
フォルダにアクセス権限を付与
共用、A社専用、B社専用、担当者C専用などフォルダごとにアクセス権限を付与できます。同様の機能をNASやファイルサーバで行おうとすると、VPNが必要ですが、コネクトガードではVPN不要で実現可能です。
PPAP対策
アクセス制限により、契約書や個人情報などのファイルをメール送信することがなくなります。パスワード付Zipをメールで送り、その後にパスワードを送るPPAPの代替として、より安全にファイルのやり取りができます。
BCP対策にも有効なファイルサーバ「コネクトガード」の詳細はこちら
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