Q: 会社用スマホは用意する必要がない！～スマホ2台持ちをやめてコスト削減～
会社からスマホを支給している企業も多く、特に今は業務用のクラウドアプリをパソコン並みに利用ができるようになったため、ひと昔前の安いガラケーを支給するということも難しくなっている現状です。
今や個人ではマホを所有している方がほとんどで、個人のスマホと会社用のスマホの2台持ちをしている方も多くいます。
この記事では、会社用スマホを支給するメリットと、支給をしないで個人スマホを会社用としても利用するいわゆる「BYOD」のメリット、そして「BYOD」を利用するための業務用電話アプリについてご紹介致します。
- コンテンツの目次
1.増えている仕事でのスマホ利用
1.増えている仕事でのスマホ利用
日経リサーチによると、従業員にスマートフォンを貸し出す企業は37％になり、従業員数が多いほどその割合は高いということです。
また、スマホを仕事に使う頻度も年々増えており、スマホで利用できる業務アプリも多いため、スマホが必須の企業も多くなっています。
スマホを仕事で利用する具体的な作業として
- 通話
- メールのチェック
- スケジュール確認
がトップ3となっています。
外回りの移動中や出先での商談などで営業マンが利用するだけでなく、働き方改革など在宅ワークなどで内勤スタッフが利用することが多くなってきており、ビジネス環境の変化がモバイル端末での積極的な業務使用を促しています。
2.会社用のスマホを支給するメリット
2.会社用のスマホを支給するメリット
個人がスマホをもっているのが普通の状況で、スマホを会社が支給するメリットは何でしょうか？
個人が所有しているスマホを、仕事で利用することのデメリットを回避するための策として会社用スマホを支給しているようです。
具体的には、
- ・個人のスマホにデータを保存すると紛失時や退職時に対応が大変
- ・社員が個人の番号をお客様に教えたくない
- ・番号を教えてしまうと休みの日も電話がかかってきてしまう
- ・電話が休みの日もかかってしまうとオン・オフの切り替えが難しくなる
- ・通信費の申請や経理のチェックなどの手間が増える
などの情報漏えいのリスクとプライバシーの対策のようです。しかし、個人のスマホを利用することはメリットもたくさんあります。
3.個人スマホを利用するメリット
3.個人スマホを利用するメリット
個人のスマホなどを仕事でも利用することをBYODと言います。
このBYODのメリットを見ていきましょう
会社経費の削減
会社用のスマホの端末機器を会社で用意する必要がないので、機器を購入する費用は不要になります。
また、実は会社で利用する電話機もスマホやソフトフォン（パソコンで利用するアプリ）を利用することができます。
現在会社用の電話としてビジネスフォンを利用している会社がほとんどですが、ビジネスフォンは主装置というものと電話端末とでセットとなっており、その金額はは高価です。
この端末が不要となればかなりの経費削減となります。
これを積み上げていくと会社の電話業務にかかわる経費が９５％削減できると言われています。
もっと詳しく知りたい方は、下記資料に詳細にまとめていますので、ご興味があればダウンロードしてみて下さい。
端末管理の作業時間削減
1.端末管理とサポートの時間が削減
会社から支給すると総務では、その端末の管理をする必要が出てきます。
また、情報システム部は、端末の操作方法などを聞かれることも社用端末使用時よりも少なくなります。
2.シャドーIT対策
シャドーITとは、社員が自己判断で私物端末を業務に利用することです。
会社が把握していない私物端末からウイルスや不正アクセスなどで攻撃され、機密情報が漏えいしたり、会社のサーバーに侵入してしまう危険性があります。
社員側のメリット
社員のメリットとしては、自分の端末なので操作がわかっているので、簡単な操作がわからなくていちいち、会社の担当者に聞かなくてよくなります。
また、会社用の端末をもたない、ということは紛失する可能性が低くなります。
4.個人スマホを利用するデメリット
4.個人スマホを利用するデメリット
情報セキュリティリスクが増加
私物端末を業務用として兼用で使う場合も、会社用スマホと同様紛失や盗難があれば結果として情報漏えいのセキュリティリスクがありますので、これらリスクの考慮が必要となります。
社員側のデメリット
会社用のスマホを支給するメリットと同じようなかたちなります。
1.通話料負担の不安
業務で取引先や、取引担当者へ電話をかける際の通話料金が一定ではないので、その料金を会社とどう取り決めるかが難しくなります。
2.公私の切り替えが難しくなる
電話発信時にプライベート番号が出るため、仕事用の番号として心理的に使いたくなくなります。
また、プライベート端末で業務を行うことにより、プライベートと仕事の切り替えが難しくなり、社員のストレスが増加する恐れがあります。
5.まとめ：会社用スマホの支給は不要
5.まとめ：会社用スマホの支給は不要
スマホは今、ほとんどの方が所有しているので、利用しない手はありません。
業務用の電話アプリを使うことによって、BYODのデメリットをなくして、メリットの経費削減と端末管理の工数削減を実現できます。
今、BYODを導入する企業は、業務用の電話アプリを使うことが常識となっており、デメリットがほぼなくなってしまうので、よほど特殊な事情がない限りスマホ支給をする理由がないのが現状です。
6.BYODを導入できる電話アプリ『MOTTEL（モッテル）』
6.BYODを導入できる電話アプリ『MOTTEL（モッテル）』
クラウド電話「MOTTEL」では、固定電話（ビジネスフォン）に加え、スマートフォン・PCも会社用の電話として利用出来るようになります。
利用する為には専用アプリ「MOT/Phone」をインストールして利用します。MOT/PhoneであればBYODのデメリットを解消しつつ、しっかりメリットも享受出来ます。
アプリ「MOT/Phone」では主に以下の機能が利用できます。
- ・スマホから会社番号で発信が可能
- ・スマホで会社の電話を取れる
- ・事務所や社員と内線や取次が可能
それでは具体的に、機能をご紹介します。
BYODのデメリットをなくすMOTTELの機能
1.個人のスマホにデータを保存しないで利用可能
個人の電話帳とは別に会社用の共通電話帳を利用することが可能になります。会社の電話帳に保存することで端末へ保存する必要がなく紛失時や退職時には閲覧不可に簡単に可能です。
2.会社の番号で運用が可能
スマホからでも現在お使いの会社番号で受発信が可能になります。そのため、お客様とのやり取りを全て会社の番号で行うことが出来るので、個人の番号は教えずに済みます。
3.休日設定が可能
留守電の設定や休日のガイダンスを流す設定などが可能です。会社番号で全てやり取りを行っていれば休日などは全て留守電などに鳴る為仕事の電話が急にかかってくることがなくなります
4.公私の切り替えがしっかり可能
留守電・休日のガイダンス設定など時間や曜日によって柔軟に可能です。また、個人の端末でも外線の着信をしない等の設定が可能なので有給時などでもしかっり公私の切り替えが可能です。
5.通信費の切り分けも可能
個人の端末を利用する場合、通話料の切り分けが難しいですが、「MOT/Phone」を利用した電話の場合、通話料の請求は会社に一括して請求されます。端末に元々インストールされていた電話アプリから発信すれば今まで通り個人へ通話料が請求されます。そのため、発生した費用を申請し、承認して振り込むというような煩わしい作業はありません。
この様に「MOTTEL」はBYODのメリットをそのまま活かしつつ、デメリットは解消したサービスになります。
この様なサービスを導入すればわざわざスマホを支給しなくても良いでしょう。
「MOTTEL」はBYODを最大限、効果を発揮出来るようサポートするサービスです。
また、BYOD以外にも業務の効率化と経費の削減にも効果があります。
電話業務の効率化ができる
1.フリーデスクが導入可能
上記で説明した「MOTTEL」はスマホに加え、パソコン版（Windows）もあります。このパソコン版はソフトフォンと呼ばれ、ソフトのインストールとUSBタイプの簡易的な受話器にて利用することが可能です。このソフトフォンは現在お使いの固定電話（ビジネスフォン）のような専用線が不要です。無線で繋ぐか有線（LANケーブル）にてネットが繋がればいいのでフリーデスクをすぐ導入することが出来ます。
2.外出先でも事務所と全く同じように利用できる
スマホはLTEや3Gなどのキャリアが提供する電波にて通信を行うことが出来ます。そのため、事務所にいるときでも外出中でもまったく同じ運用をすることが出来ます。例えば内線通話にて事務所にいる人と無料通話ができたり、事務所にかかってきた電話を切ることなくそのまま取り次げたり（保留・転送）出来ます。
現在、クラウドPBX「MOT/TEL（モッテル）」とインターネット回線「MOT光」のセット割キャンペーンを行っております。
新規で同時お申込みのお客様に月額料金を割引するキャンペーンです。
キャンペーン詳細：https://www.mot-net.com/news/50537
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