人手不足の解消方法

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弊社の電話システム「MOT」やクラウド経費精算システム「ハイ！経費」は業務を効率化することで人手不足を解消へと導いてくれるサービスです。
そこで複数回に分けて人手不足について掲載していきます。
今後は、
1.人手不足の現状
2.人手不足の原因とは？
3.人手不足の解消方法（意識や考え方などすぐに実行できるもの）
4.人手不足の解消方法2（IT導入などより効果が高いもの）
を順次公開しています。

そして前回・前々回の記事にて日本社会が人手不足になっている現状とその原因を解説してきました。
そこで人手不足を少しでも解消できる方法をご紹介致します。今回ご紹介するのは効果は限定的ですが費用の掛からない方法をご紹介致します。次回ITツールの導入などの少し費用はかかりますが、大幅に人手不足を解消できる方法をご紹介致します。

コンテンツの目次

• 人手不足解消とは
• 日々の業務に疑問を持つ
• 教育制度の見直し
• 意識を変える

1.人手不足解消とは

人手不足とは業務が社員・スタッフの作業量より多い状況のことです。
すなわち人手不足を解消するためには
1.業務を減らす
2.業務を効率化する
3.人を増やす
という手段があります。今回以下でご紹介する方法は1.業務を減らす、2.業務を効率化するという点から記載していきます。

2.日々の業務に疑問を持つ

日々行っている業務にはルーティーンになっている作業とその日その日に入ってくる作業と2パターンあります。後者のその日その日に入ってくる作業はおそらく必要だからやることになったり頼まれた仕事だと思います。一方でルーティーンの作業の中には先輩などから引き継いだ作業や記録など行っているのではないでしょうか。
この当たり前に行っている作業の中に無駄は潜んでいます。例えばある特定の記録を取っているとしてその記録は何に生かされていますか？何に利用されていますか？こう考えたときに何も出てこないようであればその作業は削減すべき作業です。必要そうだからというだけで続けるのはやめましょう。
また、日報も無駄な作業として挙げられます。毎日日報を記入している企業も多いかと思いますが、その日報誰が見ていますか？多くの企業がほとんど見られていないにもかかわらず日報を続けています。このような作業も無駄です。

毎日の朝礼や会議もただ行うだけ、リーダーの自己満の為に行っていませんか？そのような作業・業務も無駄ですのでチーム全体でお願いをするのも手です。

この様に日々の業務が減れば必要な業務をする時間に利用することが出来、社員全員で行えば1・2人の社員分の業務を削減できるかもしれません。

3.教育制度の見直し

教育制度の見直しも人手不足に効果的です。人手不足で忙しい時に教育なんて無理。と思われるかもしれませんが、そんな時こそしっかり教育すべきなのです。
人手不足の要因として採用者がすぐ離職してしまうという点もあげられます。そして教育もほとんどせず業務をいきなり行わせることで先輩からは使えない社員だと思われ、当の本人も上手く業務が行えず苦労するでしょう。結果的に離職へ繋がれば採用費が無駄になるばかりでなく新たな社員を採用した際にはまたゼロからの教育となります。
この様にならないためにも採用した社員をしっかり教育し定着させることも結果的に人手不足解消へと繋がるのです。

4.意識を変える

「締め切りを守らない人の考え方」でもご紹介しましたが、仕事の仕方や考え方一つで作業能率や効率は変わります。
ここでは簡単に説明しますが、仕事が遅い人はラストスパート型と呼ばれるタイプの人が多いです。「仕事を来た順にこなす」「納期が近くなれば残業や徹夜してでもやればよい」などと考える傾向があります。その考え方を逆算思考へと変化させます。逆算思考とは、ゴールを先に設定し、そこに到達するまでの過程や時間を決めること、そして今何をすべきか、どのように進めていくかを逆算していく考え方になります。
この思考法であれば長期な案件になればなるほど有効になります。事前に計画しておけば計画とのずれや計画より順調などが色々なポイントで把握出来、挽回する時間も豊富に持てます。また順調であれば他の仕事を進める余裕も出るのでトータルで同じ業務時間だとしても業務量は増加可能です。無理なく仕事量が増やせるので全社的に行えば人手不足にも効果があるでしょう。

次回より効果的な人手不足解消方法（ITツールの導入など）をご紹介致します。

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