人手不足の解消方法（ITツールの導入）

弊社の電話システム「MOT」やクラウド経費精算システム「ハイ！経費」は業務を効率化することで人手不足を解消へと導いてくれるサービスです。
そこで複数回に分けて人手不足について掲載していきます。
今後は、
1.人手不足の現状
2.人手不足の原因とは？
3.人手不足の解消方法（意識や考え方などすぐに実行できるもの）
4.人手不足の解消方法2（IT導入などより効果が高いもの）
を順次公開しています。

前回の記事にて意識の持ち方や教育制度の見直しなどをご説明しました。記述した項目を全て行うだけでもかなり業務の効率化・人手不足の解消はされるでしょう。しかし、より効果的に人手不足を解消したいという企業はITツールの導入や採用サイトへの掲載などが必要になります。費用はかかりますがその分効果も大きいので1つ1つ解説していきます。

コンテンツの目次

• 人手不足の解消と言えば
• 働き方の変化
• ITツールの導入

1.人手不足の解消と言えば

人手不足の解消方法としてまず思い当たるのが新しい社員・スタッフの採用です。採用と言ってもただ有名な媒体へ掲載すれば良いというわけではありません。
ＨＰの集客と一緒で給与などが相場とどの程度違うのか？違うなら上げるのか？勤務時間や勤務形態の柔軟性はあるのか？掲載する媒体はどこがいいのか？そもそもネットで良いのか？など条件などを変化させないといけません。また掲載することが一番いいのか？求めている人物像があっているのか？そのような人物が応募してくるような条件になっているのか？マーケティング的な要素も絡み非常に大変な方法です。
採用する場合はよく検討し、採用してからミスマッチですぐ離職というような状況にならないように注意しましょう。

2.働き方の変化

働き方を変化させることで現社員のモチベーションアップにつながるだけでなく、採用強化にも繋がります。特に能力はあるが親の介護や病気、ケガなどで在宅でしか仕事が出来ない方でも在宅勤務が可能な状況を作ることで応募が増えるでしょう。
フレックス制や時短勤務が可能になれば子育てなどと両立も可能になり、今まで離職していた人たちが働き続けてくれる可能性も高まります。やめる人が1人減ることは1人採用することと同じくらい重要です。

3.ITツールの導入

業務を減らす、意識して効率化しても限界があります。そこで最終的にたどり着くのがITツールの導入です。
例えば、使わない日はないほどビジネスでよく使われる「電話」のITツールを導入すると1人1人の直通番号が持てるようになり、更にその番号は090や080のような携帯番号ではなく03や06のような企業の番号です。直通の番号を持てることで無駄な取次が不要になります。
また大手の企業が導入しているような「お電話ありがとうございます。音声案内に従ってご希望の番号を押してください。製品に関する新規のお問い合わせは1を。ご利用中の製品の使い方は2を。ご契約内容の確認は3を。その他のお問い合わせは9を押してください。」のようなアナウンスを流す機能があり、お客様の質問事項によって着信先が変わる為スムーズに対応できるようになり、1件の着信の対応時間が短縮します。また無駄な営業電話はアナウンス中に切ることが多い為、不要な電話を受ける必要もなくなります。

着信の際には2度目以降のお客様の場合PCの画面に名前や今までの対応履歴、自社担当などが表示されるので不要な質問は削減。また誰でも対応が可能になり全体的な作業効率も向上します。
この様に電話1つ取ってみても効率化し、足りない人員を補うことは可能なのです。

また経費・交通費申請も紙ではなくPCやスマホから隙間時間で申請が可能になるクラウド型経費精算などもございます。
他にもメールより早い・簡単なビジネスチャットや共有が簡単なグループウェア・外出先でもＦＡＸが見られる、送れるインターネットFAXなど業務を効率化し人手不足を解消するサービスを豊富に揃えています。