Q: 経費削減に効果的な具体的方法
A:
前回の記事にて経費削減に最も重要なものは目的を意識することとお伝えしました。何事も目的を忘れると間違った方向へ行ってしまうようです。
前回の記事で伝えきれなかった、具体的な方法と代替案の考え方などを引き続きご紹介致します。
前回の記事「経費削減の効果を最大化させる唯一の考え方」はこちら
経費削減をする方法は数多くあります。経費削減の方法を紹介しているサイトも多数あります。しかし、本来の目的、利益の向上という観点から見ると間違った方法・施策を紹介しているサイトも多いです。そこで私が厳選した利益向上に結び付く方法をご紹介致します。
上記にて経費を削減する具体的な方法をご紹介しましたが、一番の経費削減は業務の効率化を行うことです。
現在行っている業務が実は無駄だったということが意外とあります。例えば上記でもご紹介したメールは毎日皆さんが利用するサービスですが時間がかかっています。チャットに置き換えてコミュニケーションをとると迅速かつ、活発な意見交換が可能になります。このような代替案を考えていくと世の中には様々な業務を効率化するサービスが提供されていることに気が付くでしょう。
弊社のMOTも業務を効率化するサービスの一つです。
日々の業務の中で無駄が多い電話業務。この電話業務を簡単に・楽にしてくれるのがMOTです。例えば自動でお客様情報が着信時に表示されて見ながら対応するとしたら、何も見ないor検索をかけて顧客情報を表示して電話対応より非常に簡単ですよね？
また、着信の時点でお客様の聞きたいことの内容がわかっていて、その答えを持っている社員が電話に出れば取次の手間もなく短い時間で電話対応が終わりますね。それを実現する機能がIVRです。「契約の変更は1を。商品のお問い合わせは2を押してください。」のような電話のアナウンスを聞いたことがあると思いますが、これがIVRです。
MOTではこういった機能をオールインワンとして提供しているので全て利用することが可能です。
無料のデモも行っていますのでお気軽にご連絡下さい。
また、当サイトのようにお客様に役立つ情報を随時配信していますのでメルマガ登録もお待ちしています。
目次
1.経費削減の具体的な方法
経費削減をする方法は数多くあります。経費削減の方法を紹介しているサイトも多数あります。しかし、本来の目的、利益の向上という観点から見ると間違った方法・施策を紹介しているサイトも多いです。そこで私が厳選した利益向上に結び付く方法をご紹介致します。1.経費削減の具体的な方法
・社内向け資料でのパワポ使用禁止
PowerPointは見た目を綺麗に整えられ、視覚的に訴えることが出来ます。しかし、その分見た目を凝ることにとらわれ過ぎてしましがちです。
社内での資料で一番大事な点は内容をわかりやすく伝えることです。企画書であれ、報告書であれ、見た目より内容の方が重要です。そのため、PowerPointよりオススメなのはワード一枚でまとめることです。
エレベータートークのように短い時間でしっかり要点を伝えることに重点を置いています。もちろんそこに行きつくまでの前提条件や、なぜその施策を行うのかという理由などのデータは用意しておきますが、聞かれたら答えられるようにまとめておくだけです。決してそのデータ資料を装飾などしません。誰にも見せないのですから、自分が答えられるようにカンニングペーパーのようなイメージで作成してOKです。
PowerPointは見た目を綺麗に整えられ、視覚的に訴えることが出来ます。しかし、その分見た目を凝ることにとらわれ過ぎてしましがちです。
社内での資料で一番大事な点は内容をわかりやすく伝えることです。企画書であれ、報告書であれ、見た目より内容の方が重要です。そのため、PowerPointよりオススメなのはワード一枚でまとめることです。
エレベータートークのように短い時間でしっかり要点を伝えることに重点を置いています。もちろんそこに行きつくまでの前提条件や、なぜその施策を行うのかという理由などのデータは用意しておきますが、聞かれたら答えられるようにまとめておくだけです。決してそのデータ資料を装飾などしません。誰にも見せないのですから、自分が答えられるようにカンニングペーパーのようなイメージで作成してOKです。
・会議の内容を事前に周知しておく
普段の業務の中で無駄な業務は何ですか？と聞かれたら多くの人が思い浮かぶのは会議でしょう。
会議は長時間に拘束され、かつ何も決まらなかった。という状態に陥ることが多いようです。なぜそうなってしまうのか。原因はその会議の目的が不明確なまま行っていることが多いからです。会議が設定され、行ってから内容をきかされます。そこでどう思うか、というようなリアクションを求められますが、その場で聞いてその場で論理的な答えを出すことは非常に難しいです。また、それぞれが意見を言うことが出来ない為に結論を出せず、会議も長時間になってしまうのです。
この問題を解決する方法は事前に会議の内容を周知させておくことです。周知させておけば、それに対する反論や賛成意見の作成、それに伴うデータ集めなどを事前に終了させておけるので会議では意見を出し合う場に出来るので有意義な会議にすることが出来ます。
普段の業務の中で無駄な業務は何ですか？と聞かれたら多くの人が思い浮かぶのは会議でしょう。
会議は長時間に拘束され、かつ何も決まらなかった。という状態に陥ることが多いようです。なぜそうなってしまうのか。原因はその会議の目的が不明確なまま行っていることが多いからです。会議が設定され、行ってから内容をきかされます。そこでどう思うか、というようなリアクションを求められますが、その場で聞いてその場で論理的な答えを出すことは非常に難しいです。また、それぞれが意見を言うことが出来ない為に結論を出せず、会議も長時間になってしまうのです。
この問題を解決する方法は事前に会議の内容を周知させておくことです。周知させておけば、それに対する反論や賛成意見の作成、それに伴うデータ集めなどを事前に終了させておけるので会議では意見を出し合う場に出来るので有意義な会議にすることが出来ます。
・報連相の禁止
報連相は社会人の基礎ルールのように語られることも多いほど、どの企業・どの社員も徹底させています。何事も報連相を必ずさせ、上司の言うとおりにしたり、アドバイスを頂いて業務を遂行していくパターンです。部下が勝手に進めることを抑制する効果があり、部署やグループの方向性を正しい方向へリーダーが操縦しやすい点が利点となります。しかし、逆に指示がなければ動かない「指示待ち人間」を生んでしまう可能性も秘めています。
そのため、あえて報連相を廃止という大胆な施策を行うこともいいでしょう。今まで報連相の為の資料づくりや時間をとっての報連相。これをあえて廃止すると報連相の時間を削減するだけでなく、自分で考えて行動する部下や体制が育ち、結果的に売上アップにもつながります。 報連相の廃止は全ての企業に良い施策ではないですが、検討の余地はあります。
報連相は社会人の基礎ルールのように語られることも多いほど、どの企業・どの社員も徹底させています。何事も報連相を必ずさせ、上司の言うとおりにしたり、アドバイスを頂いて業務を遂行していくパターンです。部下が勝手に進めることを抑制する効果があり、部署やグループの方向性を正しい方向へリーダーが操縦しやすい点が利点となります。しかし、逆に指示がなければ動かない「指示待ち人間」を生んでしまう可能性も秘めています。
そのため、あえて報連相を廃止という大胆な施策を行うこともいいでしょう。今まで報連相の為の資料づくりや時間をとっての報連相。これをあえて廃止すると報連相の時間を削減するだけでなく、自分で考えて行動する部下や体制が育ち、結果的に売上アップにもつながります。 報連相の廃止は全ての企業に良い施策ではないですが、検討の余地はあります。
・メールの禁止
以前にご紹介したメールとチャット 便利なのはどっち？の記事内でも掲載しましたが、メール1通にかかる平均時間TOP3は5分、10分、3分となっていますが上位2つで60％以上を占めています。
TOP5は以下の通りです。
上記のグラフを見てもわかる通り、メールは意外と時間のかかる作業なのです。
平均送信数5通以上が25％と10通以上が21％となっているので1時間以上メール作成だけで利用している人もいるのです。
そこであえてメールを廃止してみるのもいいでしょう。しかし、メールを廃止し直接会いに行く・電話・FAXだと逆に時間もかかるのでメールに代わる代替案を見つけなければなりません。
私がオススメするのがチャットです。皆さんもLINEなどを利用し、チャットの便利さは充分理解されていると思います。
チャットとメールの詳細な比較はこちら
なぜその便利なチャットをビジネスでも利用しないのか？簡単に言うと理由はセキュリティ面です。逆にそこさえクリアしてしまえば利用しない手はありません。
弊社製品MOT/PBXではセキュアなチャットを利用することが出来ます。
セキュアなチャットMOT/Chatはこちら
以前にご紹介したメールとチャット 便利なのはどっち？の記事内でも掲載しましたが、メール1通にかかる平均時間TOP3は5分、10分、3分となっていますが上位2つで60％以上を占めています。
TOP5は以下の通りです。
平均送信数5通以上が25％と10通以上が21％となっているので1時間以上メール作成だけで利用している人もいるのです。
そこであえてメールを廃止してみるのもいいでしょう。しかし、メールを廃止し直接会いに行く・電話・FAXだと逆に時間もかかるのでメールに代わる代替案を見つけなければなりません。
私がオススメするのがチャットです。皆さんもLINEなどを利用し、チャットの便利さは充分理解されていると思います。
チャットとメールの詳細な比較はこちら
なぜその便利なチャットをビジネスでも利用しないのか？簡単に言うと理由はセキュリティ面です。逆にそこさえクリアしてしまえば利用しない手はありません。
弊社製品MOT/PBXではセキュアなチャットを利用することが出来ます。
セキュアなチャットMOT/Chatはこちら
・仕入れ先をまとめる
どの商材でも複数の仕入れ先から仕入れている場合、2社程度にまとめて大量発注をネタに値下げ交渉を行いましょう。倒産や自然災害などのリスクヘッジとして2社程度は取引をしておいた方が良いですが、それ以上多く取り引きすることはあまりオススメしません。
経費削減の観点から見ると2社程度に大量発注で安く仕入れることが出来れば一番良いでしょう。
どの商材でも複数の仕入れ先から仕入れている場合、2社程度にまとめて大量発注をネタに値下げ交渉を行いましょう。倒産や自然災害などのリスクヘッジとして2社程度は取引をしておいた方が良いですが、それ以上多く取り引きすることはあまりオススメしません。
経費削減の観点から見ると2社程度に大量発注で安く仕入れることが出来れば一番良いでしょう。
・長期入居を条件に賃料の値下げ交渉を行う
経費削減のために賃料が安い所へ移転をすることは社員の負担が増えたり、駅から遠かったり、不便な場所にあったりするので社員の業務効率を悪くしてしまう可能性もあるので注意が必要です。
しかし、現在の事務所を少しで安く利用できるなら交渉はしたほうが良いでしょう。交渉に利用できるのは長期入居です。オーナーも空きを一番嫌がるので少しくらい安くてもずっと利用してもらっていた方が嬉しいのです。
現在の効率は失わず経費を下げることが出来る賃料交渉は是非行いましょう。
経費削減のために賃料が安い所へ移転をすることは社員の負担が増えたり、駅から遠かったり、不便な場所にあったりするので社員の業務効率を悪くしてしまう可能性もあるので注意が必要です。
しかし、現在の事務所を少しで安く利用できるなら交渉はしたほうが良いでしょう。交渉に利用できるのは長期入居です。オーナーも空きを一番嫌がるので少しくらい安くてもずっと利用してもらっていた方が嬉しいのです。
現在の効率は失わず経費を下げることが出来る賃料交渉は是非行いましょう。
・オフィスレイアウトの見直し
オフィスレイアウトでやる気UP
オフィスレイアウトの具体的なチェック項目
でもご紹介しましたが、オフィスレイアウトは見た目だけではなく働きやすい設計にしなければなりません。
オフィスレイアウトが少し違っただけで社員のやる気は上下します。業務効率は社員のやる気に依存していますので、やる気を損なわない、やる気が出るオフィスレイアウトにしなければなりません。
人は選択肢が多いほど迷い、決断までに時間がかかります。それはオフィスの動線も一緒です。例えばコピー機までの動線が5つもあったらコピー機に行く度に迷います。この迷う時間は無駄ですので動線を設計時から気にしなければなりません。
また、会議の無駄を廃止する為、立ち会議を採用したりフリーアドレス制を導入したりするも業務の効率化、経費削減でも有効です。
オフィスレイアウトでやる気UP
オフィスレイアウトの具体的なチェック項目
でもご紹介しましたが、オフィスレイアウトは見た目だけではなく働きやすい設計にしなければなりません。
オフィスレイアウトが少し違っただけで社員のやる気は上下します。業務効率は社員のやる気に依存していますので、やる気を損なわない、やる気が出るオフィスレイアウトにしなければなりません。
人は選択肢が多いほど迷い、決断までに時間がかかります。それはオフィスの動線も一緒です。例えばコピー機までの動線が5つもあったらコピー機に行く度に迷います。この迷う時間は無駄ですので動線を設計時から気にしなければなりません。
また、会議の無駄を廃止する為、立ち会議を採用したりフリーアドレス制を導入したりするも業務の効率化、経費削減でも有効です。
・集合研修をネット研修に変更
新人研修や管理職研修など一度にある場所へ集め研修を行っている企業も多いです。
実りのある研修になるので続けていると思いますが、地方から出ている人が多かったりすると出張旅費で人数が多ければ多いほど高額になります。完全なる無駄とは言い切れませんが、今は移動せずとも全国にいる方が同じ研修を受けることも可能な時代になりました。
e-learningを利用すると同時に全国へ動画を配信することも可能なので、それぞれの事務所で均一の研修を受けることが可能です。
この技術を利用すれば出張旅費を削減しながら集まって行う研修と同等のレベルの研修を受けることが出来ます。
新人研修や管理職研修など一度にある場所へ集め研修を行っている企業も多いです。
実りのある研修になるので続けていると思いますが、地方から出ている人が多かったりすると出張旅費で人数が多ければ多いほど高額になります。完全なる無駄とは言い切れませんが、今は移動せずとも全国にいる方が同じ研修を受けることも可能な時代になりました。
e-learningを利用すると同時に全国へ動画を配信することも可能なので、それぞれの事務所で均一の研修を受けることが可能です。
この技術を利用すれば出張旅費を削減しながら集まって行う研修と同等のレベルの研修を受けることが出来ます。
・照明をLEDに変える
家庭でもLED照明を利用することが増えてきました。事務所でもLEDは利用すべきです。均一に照明度が違う、熱がこもる場所では壊れる可能性があるのでデメリットをしっかり理解して利用すれば経費削減に繋がります。
照明の度合いも普段の業務に支障が出る程ではないので、そこまで気にしなくても良いでしょう。
寿命が約2,000時間の白熱電球と比べてLEDの場合約40,000時間と20倍以上の寿命となっています。白熱電球は1日5時間点灯したとすると400日が寿命なので約1年ですがLEDだと8000日で約22年となり、かなりの寿命差があります。
買い替えの手間が省けるのはもちろん、値段もLEDの方が長期で見ると安いので検討してみてください。
以上が具体的な経費削減の方法です。
家庭でもLED照明を利用することが増えてきました。事務所でもLEDは利用すべきです。均一に照明度が違う、熱がこもる場所では壊れる可能性があるのでデメリットをしっかり理解して利用すれば経費削減に繋がります。
照明の度合いも普段の業務に支障が出る程ではないので、そこまで気にしなくても良いでしょう。
寿命が約2,000時間の白熱電球と比べてLEDの場合約40,000時間と20倍以上の寿命となっています。白熱電球は1日5時間点灯したとすると400日が寿命なので約1年ですがLEDだと8000日で約22年となり、かなりの寿命差があります。
買い替えの手間が省けるのはもちろん、値段もLEDの方が長期で見ると安いので検討してみてください。
2.経費を削減したいなら業務の効率を改善することが一番
上記にて経費を削減する具体的な方法をご紹介しましたが、一番の経費削減は業務の効率化を行うことです。2.経費を削減したいなら業務の効率を改善することが一番
現在行っている業務が実は無駄だったということが意外とあります。例えば上記でもご紹介したメールは毎日皆さんが利用するサービスですが時間がかかっています。チャットに置き換えてコミュニケーションをとると迅速かつ、活発な意見交換が可能になります。このような代替案を考えていくと世の中には様々な業務を効率化するサービスが提供されていることに気が付くでしょう。
弊社のMOTも業務を効率化するサービスの一つです。
日々の業務の中で無駄が多い電話業務。この電話業務を簡単に・楽にしてくれるのがMOTです。例えば自動でお客様情報が着信時に表示されて見ながら対応するとしたら、何も見ないor検索をかけて顧客情報を表示して電話対応より非常に簡単ですよね？
また、着信の時点でお客様の聞きたいことの内容がわかっていて、その答えを持っている社員が電話に出れば取次の手間もなく短い時間で電話対応が終わりますね。それを実現する機能がIVRです。「契約の変更は1を。商品のお問い合わせは2を押してください。」のような電話のアナウンスを聞いたことがあると思いますが、これがIVRです。
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