Q: 中小企業に必要な「脱・固定電話/FAX」をスマホで実現する方法
どの事務所にも当たり前にある固定電話やFAXはビジネスを行う上で重要なツールでした。しかし、昨今の在宅勤務などのテレワークやリモートワークが当たり前になった環境や中小企業で深刻な人手不足の常態化など事務所でしか使用することのできない固定電話やFAXは業務効率を大きく下げる要因となっています。
そこで本記事では、「脱・固定電話/FAX」を実現する方法として場所を問わず固定電話やFAXがスマホで利用できるツールをご紹介します。
1.固定電話やFAXは業務効率を下げる要因
従来、会社の番号（代表番号など）を利用したい場合、事務所の固定電話を使用するしかありません。その為、営業担当など外回りの業務が多い方が顧客や取引先へ会社番号を使って連絡したい場合、一度帰社して対応するしかありません。
また、個人の携帯や法人携帯を利用する場合は出先でも電話対応はできますが、事務所で受けた電話を出先の社員へ取り次ぐことはできませんし、煩わしい通信費の経費申請や法人携帯のコストが発生します。さらに所有する社員専用の番号で発信することになるので折り返しも個人宛てになり電話に出られないケースも多いです。
FAXも同様に社内でしか送信・受信できません。
このように固定電話やFAXを使い続けることは業務効率を下げる要因になるのです。その為、新しいツールを使い「脱・固定電話/FAX」を実現する必要があります。
2.固定電話/FAXのクラウド化
従来の固定電話（ビジネスフォン）をサブスク型で提供している電話のクラウドサービスが「クラウドPBX」です。クラウドPBXとは、従来事務所（社内）へ設置していたPBX（各電話機を制御する機械）をクラウド上で展開し、インターネット経由でスマホやパソコンから各電話機能（会社番号を使った発着信や内線など）を利用するサービスです。
従来型の固定電話（ビジネスフォン）では、利用できる場所に大きな制限がありましたが、クラウドPBXではインターネットがつながる場所であれば日本全国どこでも同じ機能が利用できます。その為、在宅勤務などテレワーク中の電話対応を改善することができます。
FAXのクラウド型サービスがインターネットFAXと呼ばれるサービスです。受信したFAXをPDFデータへ変換して登録してあるメールアドレスなどへ送信してくれるサービスです。FAX送信もPDFデータのままインターネットFAX用のソフトなどから直接送ることができ、相手側には今までの様に紙で届きます。
3.脱・固定電話/FAXを行うメリット
固定電話・FAXをクラウド化して、「脱・固定電話/FAX」を行うメリットがいくつかあります。
場所の制約を受けない
インターネットが利用できる場所であればクラウドPBXなどを利用出来るため、電話業務・FAX業務の為にわざわざ出勤する必要がなくなります。新型コロナウイルスなどの感染リスクを抑える他、テレワーク以外でも営業先から会社番号発信やFAXの確認など効率的な働き方が可能にあります。
電話/FAX業務を集中させない
1部の人が出社し他は在宅勤務とする場合、出社している社員に電話/FAX業務が集中することになります。多くの中小企業だと電話業務は本来業務（経理担当なら経理業務・総務担当なら総務業務など）の合間に行うことが多く、電話業務の集中は本来業務の大幅な遅れに繋がります。また、1部の出社している社員へ電話業務が偏ることで不公平感なども感じてしまいます。
電話業務では社外でも電話を受けられるように転送する電話転送サービスがありますが、1人に転送することとなり出社の場合と同じように電話業務が集中するデメリットがあります。
一方、クラウドPBXを利用すると従来の固定電話（ビジネスフォン）の様に一斉に着信させて誰かが取れば他の端末は鳴りやむといった運用が可能です。
誰か1人に電話業務を集中させず社員全員や内勤者（営業以外）で電話業務を受けることで、負担を分散化させることができます。FAXも同じようにそれぞれが出社時と同じように必要に応じて利用できるので出社している人へお願いするといった面倒な手間が省けます。
入れ替えコストの削減
固定電話（ビジネスフォン）や複合機など従来のサービスでは機器を社内へ設置する必要がありました。その為、メンテナンスや老朽化に伴う入れ替えなどが定期的に行われてきました。
一方、クラウドPBXやインターネットFAXでは社内へ機器の設置が必要ありません。固定電話の代わりとなるスマホは社用で配布した端末はもちろん、個人が所有している端末でもアプリをインストールすることで利用できます。パソコンは多くの企業で1人1台支給されているので、その端末へ電話ソフトをインストールして利用することができます。各端末を制御するPBXはクラウド上で展開されるので老朽化に伴う入れ替えは不要になり、将来的なコストの削減効果もあるでしょう。
4.インターネットFAXも利用できるクラウドPBX
従来、クラウドPBXとインターネットFAXはそれぞれ別サービスですが、クラウドPBX「MOT/TEL」では電話機能とインターネットFAXの両方を1つのサービスで利用することができます。
また、他クラウドPBXでは既存で利用している市外局番から始まる会社番号を継続して利用できないものもありますが、MOT/TELでは既存番号を継続して利用も新規で番号を取得して利用することもできます。
中小企業では社員数も多くないので効率的な電話対応が求められます。クラウドPBX「MOT/TEL」では電話業務を効率化できる様々な機能を利用することができます。
例えば、着信時に自動で顧客管理ソフトの情報を表示してくれるCTI機能は便利です。従来の固定電話では過去の履歴などを参照したい場合、検索をかける必要があったため非効率でした。CTI機能では発信番号から自動で検索をかけて表示してくれます。その為、電話業務を短時間化して効率的な電話対応ができます。
その他にも通話録音や社員で共有できる電話帳（WEB電話帳）など中小企業の電話業務を効率化できる機能がそろっています。効率的な働き方につながる「脱・固定電話/FAX」を検討してみてはいかがでしょうか？
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