ビジネスチャットを導入すると業務の効率が上がり、売り上げもUPする？

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現代のビジネスにおける2大コミュニケーションのうちの一つがメールです。年配の方でも利用出来たり、長文を送ることも出来るメリットがある一方、メールを利用することで起こるデメリットも多数存在します。そこでここでは具体的なcaseごとにビジネスチャットを導入した際の変化を解説していきます。
弊社のビジネスチャットの機能詳細はこちらからご確認いただけます。 また、メールとチャットを利用した際のメリット・デメリットを比較した記事もございますので、合わせてご覧ください。
メールとチャット　便利なのはどっち？

コンテンツの目次

1. case1.メール作成に時間がかかる・・
2. case2.メールだと気軽に情報交換出来ない・
3. case3.情報共有のスピードが遅い・・
4. case4.お客様からの要望をメールで伝えたら違う意味で捉えられてしまった・・
5. case5.営業管理が出来ていない・・
6. case6.社外秘の情報を誤って社外の人へ送信してしまった・・
7. case7.迷惑メールが多く需要なメールを見過ごしてしまった・・
8. case8.LINEアカウントの乗っ取りで情報が流出してしまった・・
9. case9.無駄な業務が多く残業時間が長い・・

case1.メール作成に時間がかかる・・

メール

メールは昔からあるコミュニケーションツールの為、決まった定型文が多く存在します。
例えば、社内メールで「お疲れ様です。」や「お世話になっております。」などの文章や名前を毎回記載したりします。そのため、不要な定型文が多く、作成に時間がかかってしまうのです。そのため、1日の業務におけるメールの作成時間の割合は2割~3割と比重が大きくなっているのが現実です。

ビジネスチャットを導入すると

ビジネスチャットはCtoC（個人間）にて利用が広がったため、定型文などがありません。いきなり要件を伝えられるので作成時間は減少します。名前もアイコンで確認できるため、記載は不要です。そのため、削減した時間を本来の業務の時間にあてたり、削減した分早く帰宅することも可能になります。

case2.メールだと気軽に情報交換出来ない・・

メール

メールは公的な文書をやり取りすることも出来る一方で、気軽に一言二言のメールは送っていいものかと疑問に思うことも少なくないです。
また、いつか使えるかもしれない知識や情報などのためにメールを送るのはあまりしないですね。
メールは気軽に情報交換がしにくい雰囲気が出来てしまっているのです。

ビジネスチャットを導入すると

CtoCから流行したことで特に意味もない会話でもチャットは利用されます。そのため、ビジネスにおいてもその気軽さは変わりません。意味もないことをチャットすることは無駄ですが、ちょっとした質問などを聞ける気軽さはチャットにはあります。
メールで聞くほどでもないけど気になるというちょっとした悩みを日々解決していくと年月を重ねれば重ねる程、その人の引き出しは増えていきます。
この様なことは結局のところ業務の効率化や売上に直結する能力なので、気軽にコミュニケーションが取れる環境はチャット導入などで作るべきです。

case3.情報共有のスピードが遅い・・

メール

メールのデメリットの一つに複数人への情報共有を行いづらいという点があります。
部署毎のメールアドアレスを作成し運用しているところもありますが、プロジェクト毎にメールアドレスを作成することは珍しいです。グループ化したメールアドレスがないと毎回情報を共有したい人のアドレスを打たなければいけません。そうなると漏れが起きたり、小さいことでは面倒なので共有しなかったり業務に支障が出ます。情報共有のスピードも非常に遅くなります。

ビジネスチャットを導入すると

個人のチャット、LINEなどを利用していればわかりますがチャットは個人対個人のコミュニケーションのみならずグループ毎の連絡網を作成することが出来ます。
例えば総務部全体のグループを作成すれば総務部の全員がチャットを確認することが出来ます。メールのようにメールアドレスを新たに作るより簡単にグループ化を行うことが出来ます。
このグループをプロジェクト毎に作成することで気軽に情報交換が出来る場が作成できます。
圧倒的に情報共有のスピードはUPします。また情報交換した件に関して気軽に質問や意見もチャットで話せるので理解度も増していきます。

case4.お客様からの要望をメールで伝えたら違う意味で捉えられてしまった・・

メール

お客様からのご要望や意見をメールで社員に伝えたら違う意味で捉えられてしまうことも少なくありません。活字でお客様からのご要望を100％伝えるのは非常に難しいです。
間違った対処などをするとクレームに繋がる可能性もあります。

ビジネスチャットと電話連動を導入すると

ビジネスチャットだけでなく連動した電話システムを導入すると全通話録音を行うことが出来ます。そして録音したデータをチャットで共有が可能なので、お客様の言葉を実際に作業する社員などが直接聞くことが出来ます。
又聞きではないので間違いが減少し、顧客満足度が向上します。

case5.営業管理が出来ていない・・

メール

営業会社や営業がいる会社などで、営業の管理は四苦八苦している部分でしょう。例えば本当にお客様先に行っているのか？などの管理は難しいですね。

ビジネスチャットを導入すると

ビジネスチャットで地図付きの位置情報を送ることが出来るので、管理が簡単になります。
また、上記の録音はチャット内でも行うことが出来、商談などを録音してチャットで共有も可能になります。
その他にも動画・写真も共有できるので現場の確認なども簡単になり、上司や同僚もアドバイスしやすくなります

case6.社外秘の情報を誤って社外の人へ送信してしまった・・

メール

メールは作成に時間がかかるので時短術としてアドレスを1文字や2文字打っただけで出てくるようにしている方も多いでしょう。あるいは名前で登録していることでしょう。しかし、アドレスや名前は似ているものも多く間違った宛先を選択し送信してしまうこともあります。
誤送信は正しい相手へ送信し直す手間や誤送信した相手への謝罪等の手間が増えるだけでなく、情報漏えい・コンプライアンスと言う点からも非常に危険です。
個人が懲戒免職などの処分を受けるだけでなく、企業の信頼やイメージを損なうことにも繋がります。

ビジネスチャットを導入すると

弊社ビジネスチャットは事前登録制のため、社外の方へ誤送信することは確実にありません。また、文章も暗号化されるので情報漏えいリスクも大幅な削減。
誤送信防止は個人を守るだけでなく、企業を守ることにも繋がります。

case7.迷惑メールが多く需要なメールを見過ごしてしまった・・

メール

メールは様々な場面で利用するので迷惑メールなどの不要なメールが毎日大量に来る人も少なくないでしょう。メルマガ+迷惑メール+必要なメールと一気に来るので一件一件見ていかなければならず、確認作業において一件にかける時間も少なくなります。そのため、重要なメールを見逃す確率も増えてお客様からのクレームや業務の遅延に繋がることもあります。

ビジネスチャットを導入すると

ビジネスチャットであれば迷惑メールもメルマガもありません。ビジネスチャットに来た連絡は全て必要なものなので確認漏れを防ぐことが出来ます。
漏れが削減されれば業務スピードは上がりますし、お客様から連絡が遅いなどのクレームも削減されます。
顧客満足度の向上と業務の効率化を両方行うことが出来ます。

case8.LINEアカウントの乗っ取りで情報が流出してしまった・・

LINE

LINEの乗っ取りは2014年に問題が大きくなり、被害総額が1億円を超えました。LINE側が対策を行った事で徐々に被害規模は小さくなっていますが、まだまだ油断できません。
また、現金以外でも重要な情報や社外秘の情報などがアカウントを乗っ取られることで流出し、企業に多大なる被害を与えることにも繋がりかねません。

ビジネスチャットを導入すると

事前登録にてアカウントを利用し暗号化などのセキュリティ対策をしっかりしているので、乗っ取りはありません。
安心して情報のやり取りを行うことが出来ます。
また、アカウント管理を本部側で行えるので、スマホの紛失や退社などに臨機応変に対応することが出来ます。

case9.無駄な業務が多く残業時間が長い・・

現状

無駄な連絡や何も決まらない会議など無駄な業務が多く、長時間の残業時間が常態化している企業も少なくないはず。
「早く帰りたくても帰れない」→「早く帰れないから睡眠時間が削られる」→「睡眠時間が短いのでパフォーマンス力の低下」→「作業能率が下がり残業時間の増加」と悪循環になってしまいます。

ビジネスチャットと時短電話機能を導入すると

ビジネスチャットを導入するだけで迅速な情報共有が出来ますが、もう一つのコミュニケーションの「電話」を一緒に改善すると効果は相乗効果で2倍以上になります。
電話業務は新規のお客様からのお問い合わせや取引先、ユーザーからなどお相手は様々です。そのため、一番多い対応の仕方は電話担当が1次対応をして内容を聞いたうちそれぞれ適任の担当へ取次を行っている形態です。しかし、この形態だと取り次ぐ分、時間もかかりますし、お客様をお待たせしてしまうため、あまり効率の良い形態ではありません。

そこで、時短電話機能の一つである「自動音声応答（IVR）」を利用します。自動音声応答（IVR）は「お電話ありがとうございます。音声案内に従ってご希望の番号を押してください。初めてのお問い合わせは1を。使い方のお問い合わせは2を。その他のお問い合わせは9を押してください。」このアナウンスを流す機能が自動音声応答（IVR）です。

番号毎にサポートグループや営業グループ、総務部などを鳴り分けが可能になります。
お客様自身が選択することで適任のグループだけを呼び出し的確なアドバイスを行うことでスピーディーな対応を行い、お客様満足度も向上します。
取次業務も削減されることから人員の削減や配置転換などが行え、経費の削減、売上UPへつなげることが出来ます。
また、営業電話や間違い電話はアナウンス中に電話を切るので受電数自体の削減にも繋がります。

更に、チャットで事前に会議の要点などの資料を共有することで会議が意見を言う場となり有意義なものへ変わります。そのため、意思決定も迅速化します。電話とチャットを改善することで普段の業務を効率化し、早く帰宅することが出来るようになります。

以上のように業務を効率化し、健康的な働き方を推進出来るビジネスチャットと時短電話機能を利用できるのは弊社「MOT」です。
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