Q: 不動産業の業務効率化・DX化どうする？【2024年最新版】
A:
駅前には必ず店舗があると言ってもいいくらい数の多い、不動産業。しかし現場では電話やFAXを使った昔ながらの業務が根付いており、
不便さや不満を感じながら業務を行っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
2021年4月に売買契約でもビデオ会議システムを通して重要事項説明が出来るようになったり、2022年5月には電子契約も解禁されたりと、 今、不動産業界はDX化・業務効率化が求められています。
でもDX化ってよくわからない。今までの業務とやり方が違いすぎると困る……と思ったそこのあなた！ご安心ください！
この記事では不動産業界の方向けに、現在の業務形態を踏襲しつつ、業務をもっと楽に、もっと便利にするサービスや機能の活用例をご紹介いたします。
不動産業は定休日が水曜日しかない会社がほとんどであるにもかかわらず、勤務日は遅くまで仕事をしている方も少なくありません。
どうして残業が必要なのでしょう？ その理由の一つに、仕事が遅れており、業務が追い付いていないということが考えられます。
そして、残業が必要なほど仕事が遅れる原因は、非効率的な業務にあります。
社員宛ての電話の対処法について考えてみましょう。内覧に行っている社員宛ての電話が事務所にかかってきた場合、一度電話を切って折り返し 連絡をするという対応になると思います。しかし、折り返しても今度はお客様の都合が悪くて電話が繋がらない……というようなことが起こると、 やり取りの度に業務が遅れていってしまいます。
一方で、担当者の携帯に直接連絡が来るようにしても、内覧の案内や移動時間、商談などが重なって電話に出られないこともありますよね。
どちらの方法をとっても問題が残ってしまいます。このような問題は解消できないものなのでしょうか？
いいえ！ 業務をDX化すれば、これらの問題は一気に解消することができます。
次項では、解決法の一例を問題別にご紹介していきます。
早速、問題ごとの解決法をご紹介しましょう。ぜひ気になる問題からご覧ください！
MOT/TELでスマートフォンを内線化すると、
スマートフォンから会社番号で発信が出来ます。もちろん着信もできますので、個人の携帯番号を明かさずに業務が出来ます。
営業時間外は留守電に切り替えることができるので、携帯電話が休日などに鳴る心配はありません。
仕事とプライベートの時間をしっかり分けることで休息が十分に取れるので、仕事のモチベーションアップにも繋がります。
MOT/TELでスマホを内線化すれば、事務所の電話機同士のように、 外出中の社員のスマホと事務所の電話機間で電話を取り次ぐことができます。 もう何回も無駄に電話をする必要はありません。時間を有効に使えるだけでなくお客様対応のスピードもアップし、お客様満足度の向上に繋がります。
顧客情報の自動表示（CTI）機能があれば、着信があった際に自動で顧客情報をパソコンに表示してくれます。 MOT/TELにはCTI機能が無料で付属しています。前回は誰が担当して・どのような対応をしたのかがわかるため、担当者が対応できない場合も、誰にでも適切な対応ができるようになります。
新規のお客様であれば登録画面が表示され、内容をそのまま書き込んで保存が出来ますし、 オーナー様や取引先も同様にクラウドへ登録することで、着信時に自動で表示が可能です。
また、MOT/TELは他社CRMとの連動も幅広く行っております。 これまで蓄積した顧客データを自動で表示させるので、新しく見方や使い方を覚えるといった手間も必要ありません。
そこで、セキュアかつ簡単・迅速に連絡が取れるビジネスチャット「MOT/Cha」を導入してみてはいかがでしょうか。
MOT/Chaは社員しか登録できないようになっているので、社外の人へ誤って連絡をしてしまうことはありません。 またお客様情報の流出などもなくなるため、企業イメージやブランドを傷つけてしまうような事態も防げます。
もちろん、チャットならではの「迅速に連絡が取れる」という長所はばっちり抑えていますよ。
MOT/FAXでは届いたFAXを自動でデータ化し、メールもしくはビジネスチャット「MOT/Cha」にてご連絡します。
ペーパーレスFAXは多くの複合機についている機能ですが、MOT/FAXを利用すれば複合機自体も不要になります。 必要な分だけ印刷できればいいので、簡易型のプリンターがあれば十分に業務が行えます。 もし複合機を導入するとしても、ペーパーレスFAXなどの機能がない安い機種で事足りるため、経費削減も可能です。
ネットFAXについて詳細はこちら
毎回内容を聞いてそれぞれの適任へ電話を取り次ぐのは面倒ですよね。
また、会社にかかってくる電話のほとんどは営業電話で、電話を取るたびに作業の手が止まってしまい、 本来の業務に集中できない……という問題もあると思います。
その悩み、「オフィスのでんわばん」で解決できます！ オフィスのでんわばんは、御社名で電話を一次受けするMOT/TEL関連サービスです。 営業電話はカットしつつ、必要な電話は内線で担当者さんへ直接取り次ぎます。 担当者さんへ取り次げない状況でもメールで電話の内容をご報告するので、必要な連絡を漏らすことなく把握でき、安心です。
MOT勤怠管理なら、スマートフォンやPCから打刻できるので、直行直帰にも対応しています。 またGPS打刻も可能なので、不正打刻の防止にも対応。勤怠情報を出力するテンプレートが豊富なので、 ご利用中の会計ソフトへ直接インポートできるデータを出力できます。給料計算も楽々できてしまいますね。
しかし勤怠記録をスマホで、なんて慣れないことをすると、打刻を忘れてしまうのではないかと不安になる方もいらっしゃるかもしれません。
MOT勤怠管理なら、勤務開始前や退勤時間に自動で通知を送ることも可能です。 打刻のし忘れを防止するだけでなく、残業の防止にも役立つ便利な機能です。
MOT文書管理は、電子帳簿保存法の要件に沿った形で文書の管理・保存を行う文書管理システムです。 このシステムひとつで改正電帳法に対応しています。
書類を分類するパターンを自分で作成できるので、業態に合わせて柔軟なフォルダ分けが可能です。 取引年月日や取引先、部署や部門などの条件で検索することができるので、後から書類を探すときも、手間がかかりません。 OCRを搭載しており、テンプレート保存すれば自動で書類を読み取ってくれるので、pdfファイルの取り込みも楽にできます。
また、MOT文書管理では紙の書類のスキャン・登録代行も承っています。既存の書類の山もおまかせで電子化いたします。 依頼した書類の量に応じて翌月に料金が請求されるので、余分な料金加算がなく、安心です。
なんと、バルテックの電子契約サービス「DX-Sign」は、契約画面内にビデオ会議が組み込まれています。 そのため別途ビデオ会議ツールを使用することなく、相手の顔を見ながら契約が締結できます。
ひとつのシステムで重要事項説明などにも対応できるので、不動産業のDX化にはもってこいのシステムです。
更に、締結した契約書や同意書・申込書などもそのままシステム上に保存・管理できるので、契約関係書類をすぐに検索し見つけ出すことができます。
バルテックの施設予約システムは、世界初のSwitchBotと連携した施設予約システムです。
施設を予約すると、利用者には専用のQRコードが発行されます。予約した時間にQRコードをかざすことで、鍵を開けることができるのです。 不動産屋さんも管理会社さんも都合の良いタイミングで内見の予約ができますし、実物の鍵を扱わないので、セキュリティレベルも向上させることができます。
MOT/TELをはじめとしたMOTシリーズは27,000社以上での導入実績があり、中でも不動産業の企業様には特に多くご導入いただいております。
不動産業の方は業界的にも外出が多いことから、スマホの内線化は特に大きなメリットになるのかもしれません。
不動産業のお客様にご導入頂いた事例は以下のリンクからご覧いただけます。
スマホ内線化でお客様対応の迅速化に成功した事例-株式会社フォーリース様
無料のバージョンアップで新機能も使える-株式会社西急不動産様
転送料金100％削減-株式会社三田ホーム様
不動産業に好評なMOTシリーズパッケージは以下のリンクからご覧ください。
2021年4月に売買契約でもビデオ会議システムを通して重要事項説明が出来るようになったり、2022年5月には電子契約も解禁されたりと、 今、不動産業界はDX化・業務効率化が求められています。
でもDX化ってよくわからない。今までの業務とやり方が違いすぎると困る……と思ったそこのあなた！ご安心ください！
この記事では不動産業界の方向けに、現在の業務形態を踏襲しつつ、業務をもっと楽に、もっと便利にするサービスや機能の活用例をご紹介いたします。
1.不動産業には非効率な業務がたくさん
不動産業は定休日が水曜日しかない会社がほとんどであるにもかかわらず、勤務日は遅くまで仕事をしている方も少なくありません。
どうして残業が必要なのでしょう？ その理由の一つに、仕事が遅れており、業務が追い付いていないということが考えられます。
そして、残業が必要なほど仕事が遅れる原因は、非効率的な業務にあります。1.不動産業には非効率な業務がたくさん
社員宛ての電話の対処法について考えてみましょう。内覧に行っている社員宛ての電話が事務所にかかってきた場合、一度電話を切って折り返し 連絡をするという対応になると思います。しかし、折り返しても今度はお客様の都合が悪くて電話が繋がらない……というようなことが起こると、 やり取りの度に業務が遅れていってしまいます。
一方で、担当者の携帯に直接連絡が来るようにしても、内覧の案内や移動時間、商談などが重なって電話に出られないこともありますよね。
どちらの方法をとっても問題が残ってしまいます。このような問題は解消できないものなのでしょうか？
いいえ！ 業務をDX化すれば、これらの問題は一気に解消することができます。
次項では、解決法の一例を問題別にご紹介していきます。
2.問題別・不動産業の業務改善例
早速、問題ごとの解決法をご紹介しましょう。ぜひ気になる問題からご覧ください！2.問題別・不動産業の業務改善例
- 不動産業のお困りごと一覧
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・休業日や営業時間外の電話対応に困っている
・外出中の社員に電話を取り次げない
・電話が来てもお客様情報がわからない
・社員間の連絡が面倒
・不要なFAXが多い
・電話対応に追われ、本来の業務が進まない
・勤怠情報の管理が大変
・書類を電子データで管理したい
・非対面で契約をしたい
・内見の予約をオンラインで受けたい
・休業日や営業時間外の電話対応に困っている
社員個人の携帯電話番号でやり取りしていると、いつでも・どこでも電話をかけたり、受けたりできて便利な一方で、休業日や営業時間外にも 電話が鳴ってしまうため、対応に困っている営業の方は多くいらっしゃるのではないでしょうか。
MOT/TELでスマートフォンを内線化すると、
スマートフォンから会社番号で発信が出来ます。もちろん着信もできますので、個人の携帯番号を明かさずに業務が出来ます。
営業時間外は留守電に切り替えることができるので、携帯電話が休日などに鳴る心配はありません。仕事とプライベートの時間をしっかり分けることで休息が十分に取れるので、仕事のモチベーションアップにも繋がります。
・外出中の社員に電話を取り次げない
お客様から店舗などに着信があった際、担当者が外出中だと折り返しのご連絡になるかと思います。 そうなると「1.不動産業は業務の非効率がたくさん」でも触れた通り、何度も連絡を取る手間が生じ、業務が滞ってしまいます。 もしこの時、「担当者が電話が取れる状況であるかをその場で確認し、とれる状況であれば取り次ぐ」ことが出来たら、この問題は解消される気がしませんか？MOT/TELでスマホを内線化すれば、事務所の電話機同士のように、 外出中の社員のスマホと事務所の電話機間で電話を取り次ぐことができます。 もう何回も無駄に電話をする必要はありません。時間を有効に使えるだけでなくお客様対応のスピードもアップし、お客様満足度の向上に繋がります。
・電話が来てもお客様情報がわからない
電話が鳴った時、お相手が新規のお問い合わせなのか、既存のユーザー様なのか、はたまた取引先なのかは電話に出て聞いてみないとわからないかと思います。でも、これって非効率的ですよね。
顧客情報の自動表示（CTI）機能があれば、着信があった際に自動で顧客情報をパソコンに表示してくれます。 MOT/TELにはCTI機能が無料で付属しています。前回は誰が担当して・どのような対応をしたのかがわかるため、担当者が対応できない場合も、誰にでも適切な対応ができるようになります。
新規のお客様であれば登録画面が表示され、内容をそのまま書き込んで保存が出来ますし、 オーナー様や取引先も同様にクラウドへ登録することで、着信時に自動で表示が可能です。
また、MOT/TELは他社CRMとの連動も幅広く行っております。 これまで蓄積した顧客データを自動で表示させるので、新しく見方や使い方を覚えるといった手間も必要ありません。
・社員間の連絡が面倒
社員同士で連絡を取るとき、電話やメールだと面倒なこともありますよね。しかもメールだと、アドレスの似た違う会社の人に送ってしまった……なんてことも 起こってしまうかもしれません。そこで、セキュアかつ簡単・迅速に連絡が取れるビジネスチャット「MOT/Cha」を導入してみてはいかがでしょうか。
MOT/Chaは社員しか登録できないようになっているので、社外の人へ誤って連絡をしてしまうことはありません。 またお客様情報の流出などもなくなるため、企業イメージやブランドを傷つけてしまうような事態も防げます。
もちろん、チャットならではの「迅速に連絡が取れる」という長所はばっちり抑えていますよ。
・不要なFAXが多い
不動産業は物件情報などをFAXでやり取りしているため、FAXの使用量が多い業種です。 しかも営業FAXなどが大量に届くので、無駄なコストの増大とFAXの確認作業に時間がかかってしまっていました。MOT/FAXでは届いたFAXを自動でデータ化し、メールもしくはビジネスチャット「MOT/Cha」にてご連絡します。
ペーパーレスFAXは多くの複合機についている機能ですが、MOT/FAXを利用すれば複合機自体も不要になります。 必要な分だけ印刷できればいいので、簡易型のプリンターがあれば十分に業務が行えます。 もし複合機を導入するとしても、ペーパーレスFAXなどの機能がない安い機種で事足りるため、経費削減も可能です。
ネットFAXについて詳細はこちら
・電話対応に追われ、本来の業務が進まない
新規のお客様・取引先・オーナー様・過去にご契約いただいたお客様などお電話の相手・内容は様々です。毎回内容を聞いてそれぞれの適任へ電話を取り次ぐのは面倒ですよね。
また、会社にかかってくる電話のほとんどは営業電話で、電話を取るたびに作業の手が止まってしまい、 本来の業務に集中できない……という問題もあると思います。
その悩み、「オフィスのでんわばん」で解決できます！ オフィスのでんわばんは、御社名で電話を一次受けするMOT/TEL関連サービスです。 営業電話はカットしつつ、必要な電話は内線で担当者さんへ直接取り次ぎます。 担当者さんへ取り次げない状況でもメールで電話の内容をご報告するので、必要な連絡を漏らすことなく把握でき、安心です。
・勤怠情報の管理が大変
不動産業には外回りもつきもの。社員ひとりひとりの勤怠情報を手作業で記録するのには限界がありますよね。MOT勤怠管理なら、スマートフォンやPCから打刻できるので、直行直帰にも対応しています。 またGPS打刻も可能なので、不正打刻の防止にも対応。勤怠情報を出力するテンプレートが豊富なので、 ご利用中の会計ソフトへ直接インポートできるデータを出力できます。給料計算も楽々できてしまいますね。
しかし勤怠記録をスマホで、なんて慣れないことをすると、打刻を忘れてしまうのではないかと不安になる方もいらっしゃるかもしれません。
MOT勤怠管理なら、勤務開始前や退勤時間に自動で通知を送ることも可能です。 打刻のし忘れを防止するだけでなく、残業の防止にも役立つ便利な機能です。
・書類を電子データで管理したい
書類が事務所を圧迫しているから書類を電子化したいけど、パソコンでフォルダ分けするのは面倒くさい…… そんな悩みにお応えするのがMOT文書管理です。MOT文書管理は、電子帳簿保存法の要件に沿った形で文書の管理・保存を行う文書管理システムです。 このシステムひとつで改正電帳法に対応しています。
書類を分類するパターンを自分で作成できるので、業態に合わせて柔軟なフォルダ分けが可能です。 取引年月日や取引先、部署や部門などの条件で検索することができるので、後から書類を探すときも、手間がかかりません。 OCRを搭載しており、テンプレート保存すれば自動で書類を読み取ってくれるので、pdfファイルの取り込みも楽にできます。
また、MOT文書管理では紙の書類のスキャン・登録代行も承っています。既存の書類の山もおまかせで電子化いたします。 依頼した書類の量に応じて翌月に料金が請求されるので、余分な料金加算がなく、安心です。
・非対面で契約をしたい
不動産業でも2022年5月に解禁された、電子契約。しかし非対面での契約を実現するには重要事項説明もWeb上で 行わなければなりませんし、電子契約サービスを開きながら別途ビデオ会議ツールを開いて、 どちらも確認しながら説明……というのは、正直面倒ですよね。なんと、バルテックの電子契約サービス「DX-Sign」は、契約画面内にビデオ会議が組み込まれています。 そのため別途ビデオ会議ツールを使用することなく、相手の顔を見ながら契約が締結できます。
ひとつのシステムで重要事項説明などにも対応できるので、不動産業のDX化にはもってこいのシステムです。
更に、締結した契約書や同意書・申込書などもそのままシステム上に保存・管理できるので、契約関係書類をすぐに検索し見つけ出すことができます。
・内見の予約をオンラインで受けたい
内見の希望があったときは、不動産屋さんが管理会社さんに電話して、内見できる時間を確認することで予約をとることが多いと思います。 しかし、電話は双方のタイミングが合わないとやり取りできないので、不便な場面もあるのではないでしょうか。 また、部屋の鍵を所定の鍵付きボックスに入れていることが多いですが、セキュリティの観点から、あまり安全な方法とは言えません。バルテックの施設予約システムは、世界初のSwitchBotと連携した施設予約システムです。
施設を予約すると、利用者には専用のQRコードが発行されます。予約した時間にQRコードをかざすことで、鍵を開けることができるのです。 不動産屋さんも管理会社さんも都合の良いタイミングで内見の予約ができますし、実物の鍵を扱わないので、セキュリティレベルも向上させることができます。
3.不動産業の企業様に多数ご導入頂いています
MOT/TELをはじめとしたMOTシリーズは27,000社以上での導入実績があり、中でも不動産業の企業様には特に多くご導入いただいております。3.不動産業の企業様に多数ご導入頂いています
不動産業の方は業界的にも外出が多いことから、スマホの内線化は特に大きなメリットになるのかもしれません。
不動産業のお客様にご導入頂いた事例は以下のリンクからご覧いただけます。
スマホ内線化でお客様対応の迅速化に成功した事例-株式会社フォーリース様
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