Q: 小売業の勤怠管理・シフト管理における課題を解決
小売業は、様々な商品を取り扱う百貨店・スーパーマーケット・コンビニエンスストアや特定の領域の商品を扱うドラックストア・アパレル・家電量販店など多岐にわたります。多店舗展開するケースも多く、働く従業員の数も少なくありません。従業員の雇用形態も正社員・アルバイト・パートなど様々な為、勤怠管理などの労務管理が難しいと感じている店長・本部の方も多いでしょう。
そこで本記事では、小売業の勤怠管理における課題とその解決方法をご紹介致します。
1.小売業の勤怠管理課題
多店舗展開・雇用形態が様々である小売業における勤怠管理の課題を順にみていきましょう。
■ シフト管理が大変
小売業は基本的に曜日に関係なく働く「シフト制」が採用されています。アルバイトやパートの従業員にとってシフト制は自分のスケジュールに合わせて出勤する日と休む日を決められるため、プライベートを優先する・仕事を優先する・月毎に働き方を変えられるといった個々の事情に合わせて労働時間・日数などを調整できるメリットがある一方で、シフトを組む店長などにとっては個々の事情に合わせてシフトを組む作業は非常に時間がかかってしまい、長時間労働の原因にもなります。
■ 複数店舗で勤務
従業員の中には複数店舗で勤務するケースも少なくありません。しかし、勤怠は店舗ごとに管理するケースが多い為、従業員1人の勤怠データをまとめて管理するには手間がかかります。また、集計をしてみないと従業員1人がどれほど残業をしているのか把握できず長時間労働に繋がってしまいます。
■ 不正打刻
タイムカードなどで勤怠管理を行っている場合、誰でも打刻が可能です。その為、従業員が多い店舗では不正打刻されても管理しきれない問題があります。
■ 本部管理ができない
多店舗展開している場合、本部側で最終的な勤怠管理を行いますが、店舗ごとの集計を基に本部で管理される為、長時間労働などが事後把握になってしまいます。だからと言って毎週集計して店舗から勤怠データを送ってもらう運用やタイムカードを送ってもらい本部側で集計する運用では店舗側・本部管理側も負担が増えてしまいます。
■ 法改正の対応
従業員の勤怠に関係する各種法令改正に対して店舗側での対応は難しく、本部側で管理する必要があります。最近では年次有給休暇の取得義務化や労働時間の上限規制があり、管理項目は増えていきます。アルバイトやパートの従業員が多い小売業では年次有給休暇を何日取得しているのか？と言ったデータの把握がアナログ管理では簡単ではありません。
2.小売業の課題を解決するサービス
上記でご紹介した小売業における課題は「勤怠管理システム」「シフト管理システム」で解決することができます。
勤怠管理システムとは、ブラウザやアプリなど指定画面から勤務時間の打刻を行ったり、ICカードや生体認証システムを用いて勤務時間の打刻を行うサービスです。打刻された勤務時間などは多くの場合クラウドで管理され、従業員本人・店長・本部などが場所を問わず確認することができます。
シフト管理システムとは、従業員のシフト作成・調整業務を、クラウド上で一元管理できるサービスです。従業員からシフト希望をシフト管理システムにて提出してもらい店長などはシステム上で簡単に調整することができます。作成されたシフトなどは本部でも確認することができます。この2つのサービスから先ほどの小売業での課題を解決するのによく利用される機能をご紹介致します。
■ シフト提出フォロー
シフトを組む上での第一関門は全従業員から希望シフトを提出してもらうことです。各従業員から個々にシフト希望を提出してもらう運用だと期限までに提出されないことも多く、催促の連絡をしなければなりません。シフト管理システムを利用すると毎月のシフト希望提出日を設定し、提出期限前に従業員へ自動でメッセージを送ってくれる機能があるので提出漏れが減少、シフト提出フォロー業務を効率化できます。
■ クラウド管理
勤怠管理システムでは打刻データをクラウド上で管理できます。その為、従業員が複数の店舗で勤務した場合でも簡単に管理することができます。クラウド上で管理できるので店長だけでなく本部でも管理可能になります。
■ 不正を防ぐ打刻方法
勤怠管理システムは打刻方法がサービス毎に異なります。不正打刻を防ぐ為には従業員毎に違う指紋・指静脈情報などを使った生体認証システムでの打刻が有効です。一方で機器を店舗ごと揃えなければならず初期費用が高くなる他、コロナ禍の今、避けたい接触がある点はデメリットです。生体認証以外では打刻した場所のGPS情報を記録することもできる勤怠管理もあるので、この方式であれば不正打刻を特別な機器を導入せずに防ぐことができます。
■ アラート機能
勤怠管理の中には設定した残業時間を超えた場合に自動で本人や店長などに通知（アラート）を出せるサービスもあります。法改正により残業の上限時間が定まった今、厳守しなければなりません。自動で残業状況を通知できれば、各従業員や店長の残業時間を毎日の様にチェックする必要もありません。
3.小売業に必要な機能が揃ったMOT/Coud勤怠管理システム
上記の小売業における労務管理を効率化する機能が利用できるMOT/Coud勤怠管理システムのご紹介です。
MOT/Coud勤怠管理システムは、先ほど解説した小売業の労務管理を効率化するシフト管理機能・GPSを使った打刻機能・クラウド管理機能・アラート機能が利用できます。
シフト管理※ではアプリのインストールなど不要でブラウザで利用でき、専用のチャットも装備。プライベート用のチャットやメールアドレスを使う必要がありません。シフト作成の催促・シフト確定/変更・急な欠勤によるヘルプの連絡などブラウザチャットで行うことができます。1対1だけでなく一斉にチャットを通知することもできるので欠勤者の代わりを迅速に確保する事に役立ちます。
※今後リリース予定
MOT/Coud勤怠管理システムの打刻はアプリもしくはブラウザから可能です。スマホでの打刻では打刻時間と共にGPS情報も記録できるので他の従業員が代理打刻する不正を防止できます。複数の店舗で勤務する場合でも打刻した情報はクラウドで管理され、店長・本部でいつでも確認ができます。勤務時間などは自動で集計されるのでお使いの給与ソフトへインポートするだけになります。
アラート機能では、累積超過時間ごとに任意のメッセージを送ることが可能です。超過時間とメッセージの内容は自由に決めることができ、本人・店長・本部などへメッセージを自動送信します。個々の残業時間を毎回確認する必要もなく残業上限を超えない様にコントロールすることができます。
また、改正法の対応と言う点では有給休暇の自動付与・時効による自動消滅設定も可能です。有給休暇は継続勤務年数や週所定労働日数により付与される日数が異なる為、管理が大変です。MOT勤怠管理では、あらかじめ設定した年次有給休暇を継続勤務年数や週所定労働日数毎に自動で付与することができます。
付与された年次有給休暇は労働基準法第115条により定められた時効によって付与から2年経過後に消滅する為、MOT勤怠管理でも自動消滅します。年10日以上の有給休暇が付与され他場合、5日は取得が義務化されているのでアルバイトやパートを含めた従業員が何日有給休暇を取得しているかと言う点は重要です。MOT勤怠管理では簡単に従業員の有給休暇を管理できます。
4.まとめ
小売業では多店舗・様々な雇用形態によって勤怠管理などの労務管理は煩雑で時間がかかっています。シフト管理システムや勤怠管理システムなどツールを上手く活用することでシフト希望の提出催促や勤務時間の集計作業など業務を削減・簡素化することができます。
シフトの確定が早まればアルバイトやパート従業員もプライベートの予定を入れやすくなるなど管理側・従業員側双方にメリットのあるサービスです。この機会に検討してみてはいかがでしょうか？
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