リモートワークで活用したいツール厳選4選

新型コロナウイルス対策や働き方改革などにより事務所以外で働くリモートワークが増えてきています。今までは事務所に出社して勤務を行う形式に適した機器の導入などを行ってきたため、リモートワークでは利用できず効率の悪い業務になってしまっている場合もあります。そこで本記事ではリモートワークに適したツールをご紹介いたします。

コンテンツの目次

1. リモートワークとは？
2. リモートワークの導入メリット
3. 効率を落とさないリモートワークに必要なツール
4. おすすめのリモートワークツール

1.リモートワークとは？

まず初めに、リモートワークについてご紹介します。リモートワークとは、普段業務を行う場所ではないところで業務を行うことでremote（遠隔）＋ work（働く）を合わせた造語です。ちなみにリモートワークと同義語のテレワークもtele（離れた場所）＋ work（働く）を合わせた造語です。国などはテレワークという言葉を使っています。 リモートワーク（テレワーク）には自宅で業務を行う「在宅勤務」、営業担当などが移動中や外出先で業務を行う「モバイルワーク」、コワーキングスペースや別途設けられた場所で働く「サテライトオフィス勤務」の3つがあります。

2.リモートワークの導入メリット

リモートワークは従来の事務所のみで業務を行うのに比べて様々なメリットがあります。

個々の事情に合わせた働き方ができる

当たり前の様に行っている「出社」して働くことのハードルの高さは人それぞれです。自身も家族も元気であれば出社のハードルはとても低いでしょう。しかし、自身がケガをしてしまった場合や家族の誰かが病気になって介護が必要になったというような場合、ハードルは高くなります。
出社を必要としないリモートワークであれば出社の可否に影響されず業務を行うことができます。自身の病気やケガで入院中でも遠い実家で介護中でも業務を継続することができます。

人材確保

リモートワークで業務を行うことができれば採用エリアを広げることが可能です。採用募集の少ない地域に住んでいる方でも東京や大阪などの企業の仕事をすることができます。 また、先ほどもご紹介したように個々の事情に合わせて働くことができるので離職を防止できます。離職する社員を少なくすることは人材確保にかかる費用の削減にも繋がります。

ワークライフバランスの向上

出勤している場合、勤務時間に加えて出勤・帰宅にかかる移動時間があります。子どもと遊んだり、趣味を楽しんだりする時間がなかなか取れませんが、出社が必要ないリモートワークなら勤務開始直前まで自由時間です。退勤後もすぐに時間を自由に使えるのでワークライフバランスの向上に役立ちます。

コスト削減

出社する必要がないリモートワークでは交通費が削減できます。事務所に出社する人数が減れば、少ない人数に合わせた事務所へ移転などで賃料の削減も可能です。

この様にリモートワークは様々なメリットがあります。

3.効率を落とさないリモートワークに欠かせないツール

様々なメリットがあるリモートワークですが、適切にツールを活用しないと効率が大きく下がることになります。効率を落とさない為の必要なツールを見ていきましょう。

リモートアクセス

リモートワークだからこの業務ができない…というような状況では効率が落ちてしまうので、業務効率を落とさないためには事務所でもリモートワークでも同じように業務を行えるように環境を整える必要があります。
リモートアクセスツールを使うとリモートワーク中のそれぞれの場所で手元にあるパソコンなどから事務所内のパソコンへ遠隔で接続して操作することができるので、事務所内でしか利用できなかった経理・会計ソフトや基幹系ソフトもリモートワークで利用することができます。

コミュニケーションツール

リモートワーク（テレワーク）は社員それぞれが違う場所で働くことになります。その為、従来では気軽にできていた雑談や打ち合わせ、質問などのコミュニケーションの機会が減少します。また、社外の人との大事なコミュニケーションである電話についても従来の固定電話（ビジネスフォン）ではリモートワーク中に利用できません。
社員同士ではセキュリティ面に配慮して個人用ではなくビジネス用のチャットを導入したりWEB会議があると打ち合わせや質問などがしやすくなります。社外対応に必要な電話ではスマホで代表番号を使った発着信が可能なクラウド電話があるとリモートワークでも事務所勤務時と同じように電話対応を行ったり、社外の人へ代表番号を使った発信が可能になります。

勤怠管理

リモートワーク中の勤務時間を記録する勤怠管理システムも必要になります。従来のタイムカードを使った記録はリモートワークではできません。その為、場所を問わず勤務時間を報告できる勤怠管理が求められます。勤務時間を単に記録するだけでなく集計作業の簡素化や長時間労働の防止につながる機能があれば尚良いでしょう。

電子化サービス

業務の中には請求書や納品書など紙を取り扱うものもあります。リモートワーク者のためにわざわざ事務所勤務者がスキャンを行って共有では手間がかかります。また、全社員のリモートワークができません。
様々な書類の電子化を代行してくれる電子化代行サービスを使うと請求書や納品書などを電子化して社員へ共有が可能です。リモートワーク中でも請求書・領収書・契約書などといった帳票を取り扱った業務が可能になります。

4.おすすめのリモートワークツール

ここからは実際にリモートワークで役立つツールのおすすめサービスをご紹介いたします。

V-Warp-ブイワープ-（リモートアクセスツール）

V-Warpは専用USBをリモートワーク中に使用するパソコンへ挿すと、事務所内のパソコンと接続して操作することができるリモートアクセスツールです。

手元のパソコンからは操作情報を送り、事務所内のパソコンからは画面情報が送られてくる画面転送型のサービスなので手元のパソコンへ情報が残りません。意図的に保存することもできませんので情報漏洩を防止しつつ安全にリモートワークが可能です。初期費用も無料で、2,480円（税別）/1IDで手軽に利用することができます。
V-Warp-ブイワープ-（リモートアクセスツール）の詳細はこちら  

MOT/TEL-モッテル-（クラウド電話）

MOT/TELはスマホで会社番号を使った発着信ができるクラウド電話です。

事務所勤務者のスマホ、リモートワーク者のスマホを同時に着信して誰かが取れば他の端末は鳴り止むといった固定電話と同じ様に運用できます。会社番号で発信もできるので個人の番号を業務で使わずに済みます。
機器の設置も不要で月額3,980円（税別）/～20IDまで利用可能なので手軽に利用することができます。また、MOT/TELではビジネスチャット機能も利用できるので1サービスで電話とチャットのコミュニケーションをカバーすることができます。
MOT/TEL-モッテル-（クラウド電話）の詳細はこちら  

MOT/Cloud勤怠管理-モットクラウド勤怠管理-（勤怠管理）

MOT/Cloud勤怠管理はスマホから勤務時間の打刻が可能です。リモートワーク中でも場所を問わず打刻することができます。

また、先ほどのクラウド電話MOT/TELと連携して定時になったら着信にて通知したり、チャットにて超過時間を通知することで長時間労働を防止する機能が利用できます。
打刻されたデータは自動で集計され、給与ソフトなどへデータを読み込ませるだけなので管理業務も簡素化されます。クラウド電話と一緒に利用する場合、クラウド電話の料金+200円（税別）/1IDの低コストで利用することができます。
MOT/Cloud勤怠管理-モットクラウド勤怠管理-（勤怠管理）の詳細はこちら  

紙文書電子化代行サービス

紙文書電子化代行サービスでは請求書・領収書・契約書などといった帳票を文書代行センターでクラウドシステムに電子化を行ってくれます。

受取請求書は文書管理センターにて直接受取るので、代行センターへ郵送する必要もありません。全ての紙文書をPDFデータで電子文書として保管でき、どこの場所からでも電子証憑を検索・閲覧・ダウンロードが可能になります。
紙文書電子化代行サービスの詳細はこちら  

リモートワークは適切なツールを活用することで業務効率を落とさず、事務所勤務では実現できなかった働き方を実現することができます。企業によっては、今回ご紹介したツール以外にも業務進捗を確認できる「ナレッジ共有ツール」や電話業務を代行してもらう電話代行サービスなどリモートワークを快適に行うツールがあるので、適切なツールを導入して業務効率を落とさないリモートワークを検討してみてはいかがでしょうか？