Q: まだタイムカードを使っていませんか？～働き方改革を勤怠管理アプリから～
勤務時間の記録と言えばタイムカードを思い浮かべる方も多いのではないでしょうか？しかし、タイムカードでは打刻忘れや不正・集計などの業務負担があります。そこで昨今新しく登場した勤怠管理をスマホやPCで利用出来るアプリを今回ご紹介致します。
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1.タイムカードは利用率が高い
1.タイムカードは利用率が高い
勤務時間を記録するタイムカード（タイムレコーダー）ですが利用率が非常に高く、筆者の私も学生の頃に飲食店でアルバイトしていた際は出退勤時にタイムカードへ記録して店長が給料日に計算して給与を貰っていました。 東京都産業労働局が平成28年に調査したアンケートでは
この結果のように主にタイムカード等の記録媒体を利用している企業が半数以上となっています。労働時間の管理方法は、一般労働者については、「タイムカード・ＩＣカード等」(62.2％)が最も多く、次いで、「自己申告」(19.9％)、「上司が確認・記録」(10.6％)となっている。 引用：東京都産業労働局「労働時間管理に関する実態調査」
2.タイムカードを利用するメリット・デメリット
2.タイムカードを利用するメリット・デメリット
タイムカード（タイムレコーダー）の歴史は古く、戦後から利用されてきました。タイムカードを利用するメリットは、『誰でも簡単に利用出来る』点が挙げられます。タイムカードは専用の機械（タイムレコーダー）にカードを差し込むだけです。その手軽さが最大のメリットと言えるでしょう。出勤時間・退勤時間が記録出来れば良いという時代は終わり正確に把握するというニーズが広がった現代ではタイムカード式の勤怠管理では下記のデメリットが発生してしまいます。
・打刻忘れ
タイムカード式では社員自らが出勤・退勤の際にタイムカードを打ち込む必要があります。しかし、タイムカードの押し忘れが発生する可能性は否定できません。
・不正が発生する
打刻忘れなどの際時間を手書きしておく方式をとると、わざと打刻せず後で書き足す不正が起こる可能性が出てきます。出勤していなくても出勤している社員へお願いし打刻してもらうなどの不正も発生します。
・業務負担
タイムカード式だとタイムカードに記録して終了というわけではなく、記録した時間を集計し時給計算や残業時間計算をして経理データへ反映などの業務負担があります。
打刻の忘れがあれば当事者や該当部署の上長に確認なども必要でしょう。
・様々な働き方に対応していない
直行・直帰の社員のタイムカードや在宅勤務などのテレワーク者はタイムカードを自ら押すことは出来ません。 働き方改革が進む中、社員の勤怠管理が正確に出来ないタイムカード式はもう平成が終わる現代の勤怠管理の方法としては機能不足なのかもしれません。
3.勤怠管理アプリを利用する
3.勤怠管理アプリを利用する
不正防止や集計の簡素化・働き方改革に活用出来る勤怠管理として『MOT勤怠管理システム』をご紹介致します。勤怠管理システムはスマホやパソコンを利用した勤怠管理システムです。
出勤・退勤時にスマホやパソコンから出勤・退勤ボタンを押すことで時刻を記録出来ます。外出中でも在宅勤務などのテレワークでもスマホやパソコンで勤務時間を記録しておくことが出来ます。
4.MOT勤怠管理システムを使うメリット
4.MOT勤怠管理システムを使うメリット
MOT勤怠管理システムを使うと、
・打刻忘れ防止
MOT勤怠管理システムはスマホ内線化アプリ「MOT/Phone」と連携することでアプリから様々な通知を行うことが出来ます。あらかじめ設定した時刻に出勤がないと通知してくれたり、定時以降に退勤していなければ通知が来ることにより、打刻の忘れを防止することが出来ます。
・不正防止
一度打刻した時間を修正する場合上長の承認が必要になります。その為不正の防止が可能です。打刻漏れも通知機能により防止できるので後からの変更も少なくなります。
・業務負担の減少
MOT勤怠管理システムでは自動で給与データを作成しCSVで出力することが可能なので人事の業務負担が減少します。そのデータを給与ソフトへ取り込むことで経理の負担も減少します。
・テレワークなどに対応
遠隔で勤怠管理が出来るのでテレワーク中の社員も正確に勤務時間の記録が可能です。直行・直帰の場合もスマホであればGPSを利用して場所の記録も同時に行えます。
働き方改革が4月から施工され、勤務時間を正確に把握することがますます重要に案ってきています。これを機に勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
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