Q: BCP対策として有効なシステムとは？
本記事を執筆している2019年10月10日現在では、関東への猛烈な台風の接近が迫っています。ほんの１ヵ月前にも台風が直撃し、特に千葉県で大きな被害がありました。台風直撃が夜の時間帯であり、次の日には津田沼駅に入る為の長蛇の列がテレビやTwitterなどで話題になりました。運行する列車も本数が少なくいつも以上に満員電車の中で「本当に出社する必要はあるのだろうか？」と思った方も少なくないはずです。
様々な分野でITツールが進化しているので、事務所やオフィスでしか仕事が出来ないのはBCP対策が不十分であると言えます。そこで本記事でBCP対策に有効なシステムをご紹介致します。
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1.BCP対策とは？
1.BCP対策とは？
まずは簡単にBCP対策をおさらいしてみます。BCPとはBusiness Continuity Planの頭文字を取った言葉で、日本語では事業継続計画と呼ばれます。台風や地震などの自然災害や海外ではテロや戦争など事業が継続困難に陥るリスクがあります。その際の対策を考えておくことがBCP対策となります。
BCP対策を詳しく知りたい方はブログ 【初めてのBCP対策】BCP策定の考え方や考慮するリスクとは？をご覧ください。
次項以降ご説明するのは日本国内における主に自然災害などの出社が困難な場合などを想定してシステムをご紹介致します。
2.安否確認
2.安否確認
自然災害時、労働者の安全を確認する必要があります。全ての労働者が同じ場所で勤務していれば確認は簡単ですが、実際は複数の拠点があったり、商談を行う為外出していたりと事務所外で働くことも多いです。その際、目の前にいない労働者の安全を確認するためには安否確認システムなどを導入し、確認する方法があります。安全・軽傷・重症などの質問をメールで一斉送信し、労働者の回答を自動で集計などを行ってくれます。
安否確認さえ出来れば良いのであればビジネスチャットがおすすめです。安否確認システムは安否確認に特化している為安否確認の際は便利な機能が豊富ですが、平時には利用しません。一方ビジネスチャットであれば平時でも利用できます。コンシューマー向けのチャットと分けることで誤送信の防止に繋がったり、セキュリティもしっかりしているので情報漏えいの防止にも繋がります。緊急時にはグループ毎や部署毎にチャットにて簡易の安否確認が可能です。
3.クラウドサービス
3.クラウドサービス
先日の台風の際のように緊急時には交通機関が大幅に乱れ、出社出来ない・出社に長時間かかる等に陥ることが多くあります。その際に有効なシステムがクラウドサービスです。クラウドサービスはインターネット経由でどこにいてもIDとパスワードがあればログインし、使用することが出来ます。様々な分野、例えば経費精算・勤怠管理・顧客管理などがクラウド化されています。
4.リモートアクセス
4.リモートアクセス
前項のクラウドサービスはIDとパスワードがあれば利用出来るので便利な分、その情報が洩れると他人が容易にアクセスできるようになってしまいます。そこで二重の認証を付ける為リモートアクセスで制限をかけることも有効です。クラウドサービスにIP制限をかけ、自社に一度リモートアクセスで入らないとクラウドサービスにもアクセス出来ないようにするのです。クラウドサービスの便利さ+二重認証でセキュリティの向上が可能です。 また、リモートアクセスであれば基幹システムやローカルパソコンの普段使用しているエクセルやフォルダにも遠隔でアクセスすることが可能です。テレワークなどの在宅勤務・サテライトオフィス勤務・モバイルワーク中の行える業務幅をセキュアに広げることも出来ます。
5.クラウドPBX
5.クラウドPBX
BCP対策としてテレワークを導入した際、コミュニケーションが取りづらくなる点がデメリットとしてよく挙げられますが、コミュニケーションツールとしてビジネスチャットの導入だけでは足りません。電話（クラウドPBX）という手段を併せ持つことでコミュニケーションはさらに取りやすくなります。 また、クラウドPBXであれば社員間の内線が無料なだけでなくスマホ・PCに専用アプリ・ソフトをインストールすることで代表番号などの外線番号を利用し受発信が可能になります。また、緊急時に外線が止まらないことは企業の信用という面でもメリットになります。
以上のようにBCP対策としてシステム導入を進めると緊急時の業務継続が、何も対策を行わない場合に比べて早く平時の業務へと戻ることが出来ますし、業務をストップしないで継続することも可能です。また、緊急時に利用出来るシステムは基本オフィス外でも利用出来ます。その為、テレワークなどとも相性が良く、BCP対策をしながら働き方改革を進めることが出来ます。
この機会に検討してみてはいかがでしょうか？
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