エステサロン・美容院の施術中にくる電話への対応方法
最終更新日：2021年10月28日
エステサロン・美容院などは少人数で運営されている場合も多く、スタッフ全員が施術中というケースも少なくありません。そのような際にご予約のお電話があると一旦施術を止めて電話対応する必要があり、施術中のお客様に不快な思いをさせているかもしれません。そこで本記事で、エステサロン・美容院などで活用できる電話代行サービスをご紹介致します。
1.エステサロン・美容院の電話の悩み
エステサロン・美容院ではネット予約が普及して簡単に予約ができるようになりましたが、ネット予約が普及しても電話予約は0になりません。電話を取りこぼすことは直接売り上げの減少に繋がります。電話を取りこぼさないようにしたいところですが、様々な悩みがあります。
施術中の電話対応
エステサロン・美容院ではお客様に施術する業務がメインです。業務中は施術を行っている時間が長いでしょう。スタッフ全員が施術中にお客様からのお電話が来た場合、一旦施術を止めて対応するしかありません。施術中のお客様からすれば「なぜ施術を優先しないのか？」といった不満が出る可能性もあります。だからと言って電話に出ないのは、かけてきてくれたお客様に失礼ですし売上の減少にもつながってしまいます。
定休日の電話対応
エステサロン・美容院では決まった曜日に定休日がありますが、定休日に留守番電話にしている場合も多く見られます。留守番電話に伝言メッセージを残してくれれば折り返し対応が可能ですが、多くのお客様は留守番電話とわかると切ってしまい他のエステサロン・美容院へ流れてしまいます。しかし、定休日も電話対応を行うとゆっくり休むことができません。
上記の課題を解決する方法として電話代行サービスを利用するという方法があります。
2.電話代行サービスとは？
電話代行サービスとは、エステサロン・美容院などにかかってきた電話を電話代行会社へ転送して、エステサロン・美容院の代わりに電話代行会社が電話の1次対応をしてくれるサービスです。
電話代行会社は、エステサロン・美容院の名前で電話対応を行ってくれます。お客様から頂いたお電話の内容はメールなどで送信され、エステサロン・美容院は必要であれば折り返し対応を行います。
3.電話代行サービス導入のメリット
電話代行サービスを導入した場合、先ほどの課題が解決します。
施術に集中できる
スタッフのみで電話対応を行う場合、施術中の電話対応が課題でした。しかし、電話代行サービスを導入すると施術に集中することができます。施術を中断することがなくなり、お客様の満足度も向上するでしょう。
また、お電話をかけてきてくれたお客様はエステサロン・美容院が電話に出てくれないといった不満を抱くことも減ります。
定休日の電話負担を軽減
エステサロン・美容院の定休日に留守番電話の設定しているとお客様からのお電話を取りこぼしてしまいます。電話を取りこぼさない様にスタッフなどの携帯へ電話を転送していると休みの意味がありませんし、友人と出かけたり、何かしていて電話に出れなければ留守番電話と同じ様に取りこぼしてしまうことになります。
電話代行サービスを導入すると定休日の電話受付を電話代行会社が行ってくれます。留守番電話やスタッフの携帯へ転送する場合と比べて電話の取りこぼしを大きく減少することができます。また、いつでも電話に出れるように…といった準備も不要なので電話対応の負担を軽減することができます。
4.転送料金が無料の電話代行サービス
電話代行サービスはユーザーの電話番号にかかってきた電話を電話代行サービスへ転送することで電話対応を行ってもらうことができます。その為、電話代行サービスの料金以外に転送料金がかかります。例えば、週5（平日）電話代行を利用したとすると転送代金も結構な額発生してしまいます。この転送料金を電話代行業界で初めて無料にしたサービスが株式会社バルテックが提供するクラウド電話+電話代行サービスプランです。
5.クラウド電話とは？
クラウド電話とは、サブスク型の法人向け電話サービスで、スマホなどの端末からインターネット経由でクラウドサービスへ接続して各機能を利用することができます。クラウド電話を使えば場所を問わずスマホでエステサロン・美容院宛ての電話を受けたり、エステサロン・美容院番号で発信することができます。
バルテックが提供するクラウド電話「モッテル」と電話代行サービスが同じシステムを使用することで通話料がかからない内線転送で電話を飛ばすことができます。ユーザーはクラウド電話「モッテル」を導入とオプションの電話代行を申し込むことで転送代を無料で電話代行を利用することができます。
6.対応できない場合のみ電話代行へ転送
クラウド電話「モッテル」と連携した電話代行サービスでは柔軟な転送が可能です。着信時に絶対転送を行うのではなく、〇〇秒電話に出なければ転送するという様な設定が可能です。この設定を行うことで着信時、まず店舗などの固定電話やスマホを鳴らすことができます。スタッフが電話対応できる場合は、スタッフがそのまま対応することで直接カウンセリングや予約日程の調整などができます。定休日や全スタッフが施術中など電話に出られない場合は電話代行に転送され、一時対応を行ってくれるので施術を無理に中断する必要もなくなります。
電話対応にお困りのエステサロン・美容院は、電話代行を一度検討してみてはいかがでしょうか？
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