個人事業主向けクラウド電話代行とは?電話代行サービスを利用するべき理由
最終更新日：2024年3月15日
個人事業主の電話業務。固定電話番号と携帯番号のどちらを使って業務を行うのがベストでしょうか。
固定電話では外出中に受けることが出来ずに機会損失になる可能性があります。反対に携帯番号であれば公私混同になりプライベートがなくなり、携帯番号を名刺に記入したり取引先に伝えれば信用を損なうかもしれません。
そこで、この記事では個人事業主には「電話代行サービス」が適している理由を紹介します。
まだ電話代行サービスを利用していない、利用を考えていない個人事業主の方もこの記事を読むと電話代行についての考え方が変わるかもしれません。
- コンテンツの目次
1.個人事業主こそ電話代行サービスを利用するべき理由
改めて電話代行サービスを説明すると、会社にかかってくる電話を一時的にコールセンターに対応してもらい、その後要件をメールなどで伝えてもらえるサービスです。
こちらのサービスであれば電話を取りこぼすこともなく、業務にも集中でき、携帯番号をプライベート以外で使用する必要もありません。
コールセンターという電話対応のプロに委託することで、電話対応要員としてスタッフを雇って電話対応の教育をする必要もありません。
コールセンターの電話番号であれば「080」や「090」で始まる携帯番号を伝えるよりも顧客に信頼感を与えることが出来ます。
しかしそれでも問題が無いわけではありません。次の項目で解説します。
2.電話代行サービスがあれば固定電話は必要ない？
電話対応を一括して受け付けてもらえる電話代行を利用すればあとはスマホだけで業務を進めていけるでしょうか。
結論から言うとそれでも問題はありません、しかし注意点としては、電話代行先の番号をホームページや名刺に記載した番号を検索すると電話代行の会社がヒットしてしまったりすると会社としての信頼を損なう事になりかねません。
事業を始めてすぐで固定電話を登録しておらず携帯番号で会社情報を登記した場合、変更も大変になる為、後々のことを考えてもやはり固定電話番号を取得していることがベストです。
固定電話番号を取得しても外出先で電話を取り次ぐことができないので意味がないのでは？と思われる方がいるかもしれませんが、実は外出先でも固定電話番号で発信、着信をする方法があります。
それがクラウド電話を使用するという方法です。
3.個人事業主に最適なクラウド電話とは？
クラウド電話をご存じでしょうか。
元々ビジネスフォンに使用されていたPBXというシステムをクラウド上に展開し、インターネットを使用して外出先でも固定電話番号を使って通話できるサービスを指します。インターネットが使用できる環境であればどこからでも会社の固定電話番号で着信、発信ができます。
固定電話番号を使ったやり取りは専用アプリで行う為、一つの端末で携帯番号と固定電話番号を両方使用できるイメージです。
個人で事業を切り盛りし、忙しく外出も多い個人事業主にとって電話代行とクラウド電話という２つのサービスを使用することで必要な電話を取りこぼすことなく、業務にも集中する体制を整えることが出来ます。
↓クラウド電話(クラウドPBX)について更に詳しく知りたい方はこちら↓
4.クラウド電話の電話代行サービス『オフィスのでんわばん®』
いつでもどこでも会社番号で発着信できるクラウド電話と、忙しい時間帯や顧客対応中に電話対応を委託することのできる電話代行。この二つを合わせたサービスがあります。
この二つを組み合わせることのメリットは、重要な電話とそうでない電話を切り分けることが出来ると言う事です。
個人で電話対応をする場合、忙しい合間を縫って電話に出ると、営業電話だったと言う事が一日に何度もある為、時間もモチベーションも下がってしまいます。
あらかじめ、重要な電話番号のみ取り次いでもらえるようにコールセンター側に伝えておき、それ以外の電話は内容をメールで伝えてもらうこともできます。
専用の管理画面から取次可能な時間を入力すればそれ以外の時間は電話対応から解放され、業務に集中することができます。
一般的にコールセンターから電話を転送する場合、転送料や通話料が別途かかりますがクラウド電話での内線取次という形で転送されるため転送料、通話料が無料になります。
コールセンターで対応した電話に対して折り返す際も携帯番号ではなく顧客がかけた番号と同じ固定電話番号でどこからでも折り返すことができるので安心して電話に出てもらうことができます。
5.イニシャルコストを抑えて導入することが出来る
『オフィスのでんわばん®』は27,000社の導入実績を持つクラウド電話サービス「MOT/TEL（モッテル）」と電話代行を合わせたサービスです。こちらを今なら初期費用無料で使い始めることが出来ます。
「MOT/TEL（モッテル）」の初期費用だけでも29,800円～からかかる為、クラウド電話(クラウドPBX)を導入したいけど初期費用がネックになっていると思っていた方にもイニシャルコストを抑えて導入することが出来ます。
「MOT/TEL（モッテル）」に申し込むことで固定電話番号の取得も同時に申し込めるため忙しい個人事業主にも最適です。
個人で行う業務が多く外出も多い個人事業主、電話対応だけでも外部に委託し必要な電話のみ対応するという働き方をしていけば、ストレスなく必要な業務に集中しベストパフォーマンスを発揮することの助けになるはずです。
